Pflichtangaben auf Rechnung beachten

Wer eine Rechnung ausstellt oder erhält, muss darauf achten, dass die vorgeschriebenen Pflichtangaben auf der Rechnung stehen. Sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Ist etwa auf einer eingehenden Rechnung die Umsatzsteuer nicht korrekt ausgewiesen, kann das Unternehmen keine Vorsteuer geltend machen. Und wenn ausgehende Rechnungen von Beträgen über 250 Euro keine laufende Rechnungsnummer enthalten, könnte der Fiskus nicht dokumentierte Einnahmen vermuten. Dann steht schnell die Schätzung zusätzlicher, den zu versteuernden Gewinn erhöhender Umsätze im Raum. Darum müssen Unternehmer und Unternehmerinnen genau mit der Steuerberatungskanzlei klären, worauf bei empfangenen und gestellten Rechnungen zu achten ist. Um alle Bestandteile auf der Rechnung zu kontrollieren, sollte das Muster einer Rechnung mit den Pflichtangaben – gerade mit Blick auf die Anforderungen gemäß UStG, also Umsatzsteuergesetz – als Orientierungshilfe griffbereit liegen. De facto wären bei der Frage nach den Pflichtangaben auf einer Rechnung sogar zwei Muster sinnvoll. Für Beträge unter 250 Euro sind die Anforderungen nämlich niedriger.

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Generell sind Rechnungen in Papierform auszustellen und zu verschicken. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin ist allerdings auch eine digitaler Versand möglich, etwa als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail. Darüber hinaus gibt es inzwischen elektronische Rechnungsformate, die auf strukturierten Daten basieren (XML-Datei). Bei Geschäften mit der öffentlichen Verwaltung ist die Erstellung elektronischer Rechnungen abhängig vom Bundesland teilweise sogar Pflicht. Je nach elektronischem Rechnungsformat sind weitere Pflichtangaben zu berücksichtigen. Grundsätzlich macht das Finanzamt keinen Unterschied zwischen einer Rechnung in elektronischer Form oder einer auf Papier. Jede Rechnung muss die nach §14 UStG nötigen Pflichtangaben enthalten. Auch für Aufbewahrungsdauer, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gelten bei beiden Varianten gleichermaßen die entsprechenden Anforderungen, insbesondere gemäß der GoBD. Liegt der Betrag über 250 Euro brutto, muss die Rechnung dabei mehr Bestandteile enthalten als bei einer kleineren Summe – entsprechend sollten am besten zwei verschiedene, mit der Steuerberatungskanzlei erarbeitete Muster als Orientierungshilfe dienen.

Pflichtangaben auf der Rechnung fordert vor allem das UStG

Bei einem Betrag über 250 Euro brutto auf der Rechnung sind laut UStG (Umsatzsteuergesetz) folgende Pflichtangaben als Bestandteile erforderlich:

Leistendes Unternehmen. Anzugeben ist der komplette Name und die vollständige Adresse, gegebenenfalls auch der im Handelsregister genannte Gesellschafter oder Geschäftsführer sowie Handelsregisternummer und zuständiges Gericht. Dazu muss entweder die Steuernummer des Unternehmens oder – falls vorhanden – die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genannt sein.
Leistungsempfänger. Anzugeben sind der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Kunden oder der Kundin.
Datum. Zu den Pflichtangaben in der Rechnung zählen das Datum der Rechnungsstellung und der Zeitraum beziehungsweise genaue Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) reicht die Angabe des Lieferscheindatums auf der Rechnung nur zusammen mit dem Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht.
Rechnungsnummer. Außerdem gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung die fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, kombiniert aus Nummern und gegebenenfalls Buchstaben. Das Unternehmen kann sich dafür ein eigenes Format gemäß sinnvoller Ordnungsmerkmale ausdenken.
Rechnungspositionen. Das Unternehmen muss übersichtlich aufführen, was es den Kunden konkret berechnet. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Löhne für Dienstleistungen sein. Dabei sind die Positionen sauber aufgeteilt in logischer Reihenfolge anzugeben. Zu nennen wären beispielsweise die Menge und Art der gelieferten Gegenstände mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung sowie Umfang und Art der sonstigen Leistungen. Auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags in Form von Rabatt oder Skonto muss in der Rechnung stehen, falls sie nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
Steuersätze/Steuerbefreiungen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige müssen den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag gesondert ausweisen. Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehört laut UStG auch der Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung – Bestandteile könnten dann der Verweis auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung, eine mögliche Differenzbesteuerung oder das Erbringen einer nach §4 UStG von der Umsatzsteuer befreiten Leistung sein.

Abseits des UStG braucht manche Rechnung wichtige Angaben

Zusätzlich können auf einer Rechnung außerdem folgende Hinweise sinnvoll oder sogar vorgeschrieben sein:

Aufbewahrungspflicht. Der Rechnungssteller muss bei allen grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen an Privatleute darauf hinweisen, dass die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren ist.
SEPA-Lastschrift-Vorabinformation. Wird der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen, muss das Unternehmen die Kunden mit einer sogenannten Pre-Notification auf die anstehende Abbuchung hinweisen. Dies kann einige Tage zuvor mit einem Zusatz auf der Rechnung geschehen.
Zahlungsbedingungen. Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig ist, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen oder der gesetzlichen Zahlungsfrist ab.
Eigentumsvorbehalt. Der Rechnungssteller kann sich bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung das Eigentum an der Ware vorbehalten. Falls der Kunde Insolvenz anmeldet, geht die Ware damit nicht in die Insolvenzmasse über.
Steuerschuld des Leistungsempfängers. Gegebenenfalls gehört auf eine Rechnung auch der Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

Über die wesentlichen Punkte zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung informiert dieses Video.

Gibt es Ausnahmen bei Pflichtangaben einer Rechnung?

Unbedingt zu beachten ist, dass die Rechnung alle Pflichtangaben insbesondere nach dem UStG enthält. Sind nicht alle Bestandteile der Rechnung korrekt, droht Ärger mit dem Finanzamt. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten tunlichst annehmen, dass es praktisch keine Ausnahmen bei den Pflichtangaben auf einer Rechnung gibt. Im Gegenteil sind eher beim Entfall einer Pflicht – etwa dem Abführen der Umsatzsteuer für Kleinunternehmer – ergänzende Hinweise nötig. Besser ist deshalb die Frage: Welche zusätzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen gelten für spezielle Fälle? So wäre bei innergemeinschaftlichen Lieferungen neuer Fahrzeuge etwa ergänzend zu beachten, dass unbedingt die Merkmale aus §1b Abs.2 und Abs.3 UStG in den Rechnungen stehen sein müssen, also Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer beziehungsweise Neuigkeit des Fahrzeugs (§14a Abs.4 UStG). Was bei speziell geregelten Reiseleistungen nach §25 UStG, bei der Differenzbesteuerung oder etwa bei Kunstgegenständen und Antiquitäten zu beachten ist, das sollten Firmenchefs oder Firmenchefinnen mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen.

Rechnung über kleinere Beträge braucht weniger Pflichtangaben

Bei einer Rechnung sind die jeweils geltenden Pflichtangaben einzuhalten. Allerdings hat der Gesetzgeber die Vorgaben für Rechnungen mit einer Summe von bis zu 250 Euro brutto – die sogenannten Kleinbetragsrechnungen – etwas abgesenkt. Laut §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sind in diesem Fall nur vier Pflichtangaben auf der Rechnung zu vermerken:

der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
das Ausstellungsdatum,
die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung sowie
das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (brutto) sowie der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Der Zusatz „Der Rechnungsbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht dafür nicht, es muss der korrekte Umsatzsteuersatz genannt sein, also in der Regel „7%“ oder „19%“.

Wer kleine Beträge in Rechnung stellt, sollte mit der Steuerberatungskanzlei genau klären, was dann die formal beste Lösung ist. Es dürfte in der Regel sinnvoll sein, als Muster eine Rechnung mit den Pflichtangaben für Beträge unter 250 Euro und eine als Vorlage für höhere Summen anzulegen. Am besten sollten solche Muster in der kaufmännischen Software hinterlegt sein, falls keine entsprechend programmierte Kasse im Einsatz ist. Die Steuerberaterin oder der Steuerberater kann dabei unterstützen, Fehler bei den Pflichtangaben auf einer Rechnung gerade mit Blick auf das UStG zu vermeiden. Die Fachleute können kontrollieren, ob alle verpflichtenden Bestandteile auf einer Rechnung zu finden sind. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann auch immer konsequent alle Pflichtangaben als Bestandteile der Rechnung vorsehen – selbst wenn es nur um kleine Beträge geht.

So werden Pflichtangaben auf der Rechnung zur Falle

Trotz aller Sorgfalt sorgen Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben für Probleme, häufig bei betrieblichen Ausgaben im zwei- oder niedrigen dreistelligen Bereich. Denn so leicht es für Unternehmen ist, für jede ausgehende Rechnung – auch über geringe Beträge – mit der Steuerberatungskanzlei ein rechtssicheres Muster mit allen Pflichtangaben zu erstellen, so schwierig kann die Kontrolle von kleinere Ausgaben etwa auf Geschäftsreisen sein. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2018 zwar geurteilt, der Vorsteuerabzug sei zu gewähren, obwohl eine Rechnung nicht jede Rechnungspflichtangabe enthält. Voraussetzung: Die Finanzbehörde verfügt über alle Daten, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. Trotz dieses steuerzahlerfreundlichen Urteils wäre es jedoch besser, gleich Fehler zu vermeiden beziehungsweise Rechnungen für Betriebsausgaben auf das Vorhandensein der Pflichtangaben zu überprüfen. Auch die Beschäftigten sollten darauf hingewiesen werden, dass sie vor Bezahlen einer Rechnung genau auf das Vorhandensein der Pflichtangaben schauen.

Beim Korrigieren einer Rechnung ist größte Vorsicht geboten

Noch wichtiger ist aber ein weiterer Punkt, der allen Beschäftigten klar sein muss: Falsche Angaben in einer Eingangsrechnungen nie einfach selbst korrigieren. Entdeckt jemand in einer Rechnung einen Fehler, reicht es nicht, das in den eigenen Unterlagen zu berichtigen. So etwas muss mit dem die Rechnung stellenden Unternehmen abgestimmt sein. Am besten ist es, eine neue korrekte Rechnung anzufordern und den Betrag erst dann zu überweisen. Denn mit den Pflichtangaben als Bestandteile einer Rechnung ist nicht nur im Sinne des UStG nicht zu spaßen. Was bei falschen oder berichtigten Rechnungen zu beachten ist, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb unbedingt mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären. Insbesondere, aber nicht nur im Hinblick auf die Vorsteuer.