Steuern & Finanzen

Pflicht­an­ga­ben auf Rech­nung wich­tig für Vor­steu­er­ab­zug

Die for­malen Anfor­derun­gen an Rech­nun­gen sind um­fang­reich und tückisch. Un­ter­neh­mer soll­ten mit dem Steu­erbe­ra­ter klären, was ak­tuelle Ur­teile zu Lei­stungs­zeit­punkt und Lei­stungs­beschrei­bung für sie be­deuten.

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Seit kurzem gelten für die Rechnungsadresse als eine der zentralen Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung leicht reduzierte Anforderungen. Ansonsten hat sich aber nichts an den formalen Vorgaben für eine korrekte Rechnung geändert. Sie muss lesbar sein und bleiben. Sie muss nachvollziehbar durchnummeriert sein. Sie muss die vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Und, und, und. Macht jemand hier einen der vielen möglichen Fehler, droht bei der nächsten Betriebsprüfung großer Ärger mit dem Betriebsausgaben- oder Vorsteuerabzug. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinbetragsrechnungen und Niedrigpreisartikel, wie das Hessische Finanzgericht unlängst betonte. Seine klare Ansage: Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist nur dann zulässig, wenn die Leistung, die abgerechnet wird, leicht nachprüfbar genannt ist. (Az.: 1 K 547/14)

Die genaue Leistung – eine wichtige Pflicht­angabe

Konkret ging es um ein Handelsunternehmen, das Modeschmuck und Damenoberbekleidung im Niedrigpreissegment vertreibt. Die Einkaufspreise der einzelnen Produkte bewegten sich im unteren einstelligen Eurobereich. Das Finanzamt lehnte für einige Rechnungen den Vorsteuerabzug ab, da die Leistungsbeschreibung nicht eindeutig war – eine der Pflichtangaben. Mal enthielt eine Rechnung für Kleidung nur die Bezeichnung einer Warenklasse und eine erhebliche Stückzahl im mindestens dreistelligen Bereich, mal stand auf einer Rechnung für Accessoires nur „div. Modeschmuck“ plus Mengenangabe sowie Nettopreis. Die in den umstrittenen Rechnungen enthaltene bloße Angabe einer Gattung sei keine handelsübliche Bezeichnung, schlossen sich die Finanzrichter der Argumentation des Finanzamts an. Eine Umschreibung der Ware könne etwa über Herstellerangaben, über die Angabe einer Eigenmarke oder über Modelltyp, Farbe und Größe sowie unter Bezugnahme auf eine Artikel- oder Chargennummer erfolgen, regten die Richter an. Mangels hinreichender Leistungsbeschreibung und fehlender Identifikationsmöglichkeit genügten die vorliegenden Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen.

Pflichtangaben sollen Mehrfach­abrechnung verhindern

Das Zauberwort im Zusammenhang mit der Pflichtangabe Leistungsbeschreibung lautet Kontrolle. Die hessischen Finanzrichter kritisierten, mangels jeglicher weiterer Umschreibung könne ein bestimmter Artikel nicht eindeutig und mit begrenztem Aufwand einer Rechnung für eine Lieferung zugeordnet werden. Sie sahen auch mit Blick auf die hohe Zahl der in den Rechnungen aufgeführten Artikel die Gefahr einer willentlichen oder unwillkürlichen mehrfachen Abrechnung einer Leistung in mehreren Rechnungen – und so eines überhöhten Vorsteuerabzugs. Unternehmer sollten das Urteil zum Anlass nehmen, mit ihrem Steuerberater zu prüfen, ob ausreichende Leistungsbeschreibungen in ihren Rechnungen stehen – gerade wiederkehrende oder umfangreichere Lieferungen könnten mit Blick auf das Urteil bei dieser Pflichtangabe eventuell andere Formulierungen erfordern. Der Steuerberater weiß auch, ob es ratsam wäre, eventuell durch Bitte um Berichtigung nachträglich sicherzustellen, dass bei einer Betriebsprüfung kein Nachteil durch zu ungenaue Leistungsbeschreibungen oder andere Nachlässigkeiten bei den Pflichtangaben droht.

BFH lockert Anforderung an Pflicht­angabe Leistungszeitraum

Neues in Sachen Rechnungs-Pflichtangaben gibt es auch zum Leistungszeitpunkt. Ein Urteil des Bundesfinanzhofs lockert die Anforderungen. Der Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist künftig ohne Angabe des Lieferzeitraums möglich. Zwar verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 des Umsatzsteuergesetzes für eine Rechnung die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung. Nach § 31 Abs. 4 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UstDV) kann als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung aber der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird, so die obersten Finanzrichter. Die Angabe des Kalendermonats als Leistungszeitpunkt wiederum kann sich ohne ausdrückliche Nennung aus dem Ausstellungsdatum der Rechnung ergeben, wenn im konkreten Fall davon auszugehen ist, dass die Leistung in dem Monat bewirkt wurde, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – so war es nach Einschätzung der obersten Finanzrichter in dem Streitfall.

Pflichtangaben erfordern eine durchdachte Rechnungsstellung

Eigentlich hat der Bundesfinanzhof in der Vergangenheit aufgrund einer eher formalen Betrachtungsweise bisweilen sehr hohe Anforderungen an die Pflichtangabe des Leistungszeitpunkts gestellt. Mit dem neuen Urteil betrachten die BFH-Richter das Ausstellungsdatum der Rechnung indes als Angabe gemäß § 31 Abs. 4 UstDV und erklären, die Steuerverwaltung dürfe sich nicht auf die bloße Prüfung der Rechnung beschränken, sondern müsse vom Steuerpflichtigen beigebrachte zusätzliche Informationen berücksichtigen. Was das konkret für ihr Unternehmen bedeuten könnte, sollten Firmenchefs mit dem Steuerberater besprechen. Wichtig ist ein Prozedere für die Abläufe rund um die Rechnungsstellung, das die formalen Anforderungen erfüllt, im Betriebsalltag gut handhabbar und möglichst wenig fehleranfällig ist.

Mit Kopie der Kopie ist Anforderung an Pflichtangaben erfüllt

Und dann gibt es in Sachen Vorsteuerabzug noch eine weitere gute Nachricht vom Bundesfinanzhof. Die obersten Finanzrichter urteilten im vergangenen Mai mal nicht inhaltlich zu den Pflichtangaben von Rechnungen, sondern legten formal fest: Für den Vorsteuerabzug reicht es, wenn das Unternehmen eine Kopie einer Rechnungskopie vorlegen kann. (Az.: V R 54/16). Das dürfte ja auch schon manchem die Aussicht auf eine Betriebsprüfung versüßen.

Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.