Personal & Führung

Mit­ar­bei­ter­ge­spräch: Die­se fünf Tipps ma­chen es zum Erfolg

Personal­ge­spräch, Jahres­ge­spräch, Feed­back­ge­spräch – es wird wie­der Zeit, mit den Be­schäf­tig­ten über Leis­tun­gen, Zie­le und Ge­halt zu re­den. Bei der Vor­be­rei­tung darauf hilft die­ser Leit­faden.

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Das Jahr neigt sich dem Ende entgegen – es ist Zeit für ein ausführliches Mitarbeitergespräch. Am besten sollten Unternehmer natürlich schon sofort dann unter vier Augen mit einem Beschäftigten reden und ihm Rückmeldung zu seiner individuellen Leistung geben, wenn sich ein Anlass bietet. Je nach Situation in Form von Feedbackgespräch, Beurteilungsgespräch, Anerkennungsgespräch, Delegationsgespräch, Kritikgespräch oder Gehaltsgespräch. Viele Firmenchefs sehen dafür aber kaum Gelegenheit. Umso wichtiger ist es, sich einmal in zwölf Monaten – idealerweise im Herbst – genug Zeit für intensive Jahresgespräche zu nehmen. Dann lässt sich die bisherige Leistung der Beschäftigten würdigen und über Erwartungen beider Seiten an die weitere Zusammenarbeit reden. Etwa über mehr Geld oder die Übernahme von mehr Verantwortung. Die Ergebnisse dieses Gesprächs lassen sich dann in Form einer Zielvereinbarung fixieren und dienen als Basis für die nächste Beurteilung.

Ein Mitarbeitergespräch braucht Struktur und Strategie

Das geplante, strukturierte Mitarbeitergespräch ist sicher besser als eine in vielen Betrieben noch verbreitete Unsitte: Der Chef redet nur dann mit einem Beschäftigen, wenn er sich über ihn ärgert. Oder falls eine Bitte um Lohnerhöhung auf dem Schreibtisch liegt. Sonst duckt er sich weg, sobald jemand Gesprächsbedarf signalisiert. Dabei gilt: Sich wenigstens einmal pro Jahr mit einem Mitarbeiter über seine Leistungen und Aussichten auszutauschen, steigert die individuelle Zufriedenheit und das Betriebsklima. Allerdings sollten solche Gespräche gut vorbereitet sein und beide Seiten die getroffenen Vereinbarungen dann einhalten. Dazu ein paar Tipps.

1. Legen Sie den Inhalt fest. Unterscheiden Sie zwischen einem Feedbackgespräch, einem klassischen Gehaltsgespräch und einem Jahresgespräch.

2. Bereiten Sie sich gut vor. Sie müssen wissen, welche Aufgaben Ihr Mitarbeiter wie erfüllt hat, um Ergebnisse qualifizieren und künftige Erwartungen formulieren zu können.

3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt. Ein Gespräch ist dann sinnvoll, wenn über Fakten geredet werden kann, etwa ein fertiges Projekt. Und wenn Sie sich genug Zeit dafür freihalten.

4. Führen Sie das Gespräch strukturiert. Ein Katalog mit wichtigen Fragen und Themen hilft beiden Gesprächspartnern, nichts Wichtiges zu vergessen.

5. Treffen Sie Vereinbarungen und halten Sie die Ergebnisse fest. So schaffen Sie die Basis dafür, dass künftige Beurteilungen als nachvollziehbar und fair empfunden werden.

Grafik 90 Prozent der Mitarbeiter finden es gut wenn Ihnen ein Vorgesetzter ehrliches Feedback gibt oder ihnen Wertschätzung aussprichtLegen Sie den Inhalt für das Mitarbeitergespräch fest

Unternehmer sollten zwischen wenigstens drei Arten von Gesprächen unterscheiden. es gibt das allgemeine Feedbackgespräch, das Gehaltsgespräch sowie das auf einen zurückliegenden und bevorstehenden Zeitraum bezogene Jahresgespräch. Bei geht es dann auch um konkrete Ziele.

Geld und Feedback gehören nicht untrennbar zusammen

Das Feedbackgespräch: Hierfür gibt es viele Gründe, die das Verhalten oder die Leistung eines Mitarbeiters in den Blickpunkt rücken. Etwa den Abschluss eines bestimmten Projekts, das Ende einer Probezeit oder konkrete Anlässe. Bei diesen Gesprächen geht es – zumindest wenn sie einigermaßen regelmäßig stattfinden – nicht um Geld. Es geht um den Austausch, was besonders gut gelaufen ist und wie der Mitarbeiter seine Leistung verbessern könnte. Das Feedbackgespräch sollte motivierend und von einer positiven Grundstimmung geprägt sein. Selbst zum Ende der bestandenen Probezeit muss es nicht ums Gehalt gehen. Oft ist für diesen Zeitpunkt schon eine Lohnerhöhung ausgehandelt. Empfehlenswert ist, das Thema Geld im reinen Feedbackgespräch auszusparen. Der Gedanke an ihre Entlohnung setzt viele Menschen so unter Druck, dass in diesem Zusammenhang kein offenes Gespräch über andere Themen möglich ist.

Das Gehaltsgespräch: Beim Geld spielen bisherige Leistungen des Mitarbeiters und die Erwartungen des Firmenchefs an die künftige Performance eine große Rolle. Dabei lassen sich bestimmte besondere Ergebnisse hervorheben und kritisieren, um die Einschätzung einer Leistung zu begründen. Dies darf das Gespräch aber nicht dominieren. Es geht um den Gesamteindruck der früheren Leistung. Und um persönliche Verbesserungspotenziale sowie die damit verbundene Entwicklung des Gehalts in den kommenden zwölf oder 24 Monaten. Die detaillierte Kritik einzelner Projekte gehört besser in ein Feedbackgespräch.

Oft sind zwei getrennte Mitarbeitergespräche besser

Das Jahresgespräch: Im Idealfall geht es darum, wie sich die Leistung seit dem letzten Jahresgespräch entwickelt hat. Und ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht hat. Bei der Besprechung sollten Inhalte früherer Feedbackgespräche zu konkreten Anlässen während des Jahres rekapituliert und um weitere Beurteilungen der generellen Leistungen und des Verhaltens ergänzt werden. In einem funktionierenden System regelmäßiger Mitarbeitergespräche kann es beim Jahresgespräch auch gleich ums Geld gehen. Sinnvoller sind aber zwei Treffen: Im ersten tauschen sich Chef und Mitarbeiter grundsätzlich darüber aus, wie die früheren Leistungen waren und wie der weitere Karriereweg aussieht. Auf Basis dieser Übereinkunft lässt sich im zweiten Gespräch die Zukunft in konkrete Zahlen fassen. Welche Ziele sind zu erreichen? Was heisst das in Form von Gehalt, Boni oder Zusatzleistungen? Mit welchen Schulungen unterstützt der Unternehmer diese persönliche Weiterentwicklung seines Mitarbeiters individuell? Eine gute Orientierung für den Aufbau bietet eine Checkliste der evangelischen Kirche.

Bereiten Sie sich gut auf das Mitarbeitergespräch vor

Unternehmer sollten stets gut vorbereitet in ein Mitarbeitergespräch gehen. Sich ausführlich über die Tätigkeit des Gegenübers zu informieren, zeugt nicht nur von Respekt für seine Person. Es ist auch die Voraussetzung für eine fundierte Bewertung seiner Leistung und die Basis für sinnvolle Zukunftsvereinbarungen.

Mitarbeitergespräche folgen einem geplanten Ablauf

Die Recherche: Vor jedem Gespräch muss der Firmenchef entsprechend des Anlasses genau klären, womit der Beschäftigte betraut war und welche Leistungen oder Ergebnisse er gebracht hat. Diese Fakten gilt es aus Sicht des Unternehmens mit Blick auf frühere Vereinbarungen sowie die Leistungen vergleichbarer Mitarbeiter möglichst objektiv zu bewerten sowie Erwartungen für die Zukunft zu formulieren. Wichtig ist, dass nicht nur die Fakten stimmen, sondern auch die Beurteilung sich gut begründen lässt.

Der rote Faden: Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie Sie die Leistungen des Mitarbeiters beurteilen und was Sie in Zukunft von ihm erwarten, sollten Sie für sich den Ablauf des Gesprächs grob festlegen. Mit einem roten Faden lässt sich besser argumentieren, und er verringert das Risiko, ein Thema ganz zu vergessen. Über die grundsätzlichen Inhalte und Ziele des Gesprächs muss dann natürlich auch der Mitarbeiter informiert werden, damit er sich ebenfalls vorbereiten kann. Dazu gehört etwa die Frage, was er noch zum Erfolg des Unternehmens beitragen könnte und welche persönliche Entwicklung er sich vorstellt.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für ein Mitarbeitergespräch

Respekt gegenüber dem Mitarbeiter bedeutet, nicht nur die Fakten zur Beurteilung seiner Leistung zu kennen und gut begründet zu bewerten, sondern sich zum richtigen Zeitpunkt sowie ungestört zu unterhalten. Jedes Mitarbeitergespräch – mit Ausnahme von plötzlich notwendigen Gesprächen etwa im Rahmen einer dringend erforderlichen Versetzung oder außerordentlichen Kündigung – sollte rechtzeitig anberaumt werde , also wenigstens mit einer Woche Vorlauf. Und es sollte in vertraulicher Atmosphäre ohne Unterbrechung durch Dritte stattfinden.

Mitarbeitergespräche sollten in Zielvereinbarungen münden

Der Zeitpunkt: Oft finden Mitarbeitergespräche vor dem Jahreswechsel statt, weil sie auch eine Basis für die Entlohnung im folgenden Jahr bilden sollen. Abweichend davon sind Feedback- oder Gehaltsgespräche aber ebenso sinnvoll, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ein wichtiges Projekt abgeschlossen hat und jetzt eine Würdigung seines Einsatzes erwartet. Ein weiterer Zeitpunkt kann im laufenden Jahr beispielsweise das nahende Ende der Probezeit oder des befristeten Vertrags sein. Der Mitarbeiter hat dann eine ehrliche Beurteilung seiner Leistungen sowie rechtzeitig eine klare Aussage über seine Zukunft in der Firma verdient.

Der Gesprächsort: Ziehen Sie sich in einen abgeschlossenen Raum zurück, schalten Sie das Smartphone aus und nehmen Sie sich genug Zeit. Ständige Unterbrechungen oder der Blick auf die Uhr sind Gift für jeden offenen Austausch, bei dem es ja in der Regel um eine gemeinsame erfolgreiche Zukunft gehen soll. Mindestens zwei Stunden sollten für ein umfassendes Jahresgespräch reserviert werden, damit beide Gesprächspartner ausreichend zu Wort kommen und ihre Meinung begründen können. Bei bereits durch andere Gespräche vorbereiteten Gehaltsverhandlungen oder Feedback zu einem konkreten Projekt kann weniger Zeit reichen.

Führen Sie das Mitarbeitergespräch strukturiert

Nennen Sie zu Beginn den Gesprächsgrund sowie das Ziel und geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, seine Sicht der Dinge oder Vorstellungen und Erwartungen zu äußern. Gezielt sollte auf den konkreten Anlass eingegangen werden, etwa das Ende eines Projektes. Den Hauptteil des Gesprächs sollte der offene und ehrliche Austausch über das Kernthema bilden. Hören Sie sich Standpunkte und Argumente des Gegenübers an und machen Sie Ihre eigene Position klar.

Das Mitarbeitergespräch aus Sicht des Beschäftigten

Die Themen des Mitarbeiters: Bitten Sie um eine persönliche Schilderung aus seiner Sicht zu verschiedenen Aspekten seiner Tätigkeit im Betrieb sowie zur Stimmung im Unternehmen im Allgemeinen, etwa durch folgende Fragen: Hat der Mitarbeiter besondere Leistungen erbracht? Ist er mit seinem aktuellen Job zufrieden? Wie läuft es aus seiner Sicht im Team? Wo sieht er persönliches Verbesserungspotenzial? Strebt er bestimmte Veränderungen an? Wünscht er sich dafür eine besondere Weiterbildung? Wie beurteilt der Mitarbeiter Ihre Arbeit als Chef? Beschäftigen ihn andere Themen und Anliegen? Fühlt er sich im Unternehmen wohl?

Das Mitarbeitergespräch aus Sicht des Unternehmers

Die Themen des Unternehmers: Schildern Sie dem Mitarbeiter, wie Sie seine Tätigkeit wahrnehmen und bewerten. Bringen Sie das Gespräch dann darauf, was Sie von ihm künftig erwarten und wie Sie ihn motivieren beziehungsweise unterstützen können, etwa durch Gehaltsbestandteile oder Qualifizierungsangebote. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, wie und warum sich Ihre Wahrnehmung seiner Tätigkeit und Leistung von seiner Selbsteinschätzung unterscheidet. Schildern Sie ihm, was Sie als seine persönlichen Stärken erkennen, die unbedingt ausgebaut werden sollten. Legen Sie dar, welche Maßnahmen zur Weiterbildung das Unternehmen anbieten wird und wie er davon profitieren kann, um Schwächen auszugleichen. Diskutieren Sie mit dem Mitarbeiter, aus welchem Grund Sie welche Veränderungen von ihm erwarten. Leiten Sie auf die Beschreibung neuer Aufgaben für den Mitarbeiter über und erklären Sie ihm, welche Ziele Sie für sein persönliches Vorankommen im Betrieb sehen. Wie das geht , lesen Sie hier am Beispiel für eine Kanzlei.

Halten Sie die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs fest

Am besten sind Lösungen beziehungsweise Vereinbarungen, die man gemeinsam erarbeitet. Sie sollten auch die Abwägung aller Vor- und Nachteile für den Einzelnen, das Team sowie den Betrieb einbeziehen. Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter dabei falls nötig auch Hilfestellungen an, um ein Ziel zu erreichen, etwa fachliche Fortbildungen. Ist eine Übereinkunft erzielt, sollte sie schriftlich dokumentiert werden, wofür es zahlreiche Vorlagen gibt. Dazu gehören auch mögliche Teilziele sowie Zeiträume, in denen etwas erreicht werden soll. Das kann ein neues Projekt sein oder eine erfolgreiche Weiterbildung, aber auch ein Feedbackgespräch außer der Reihe, bei dem die Fortschritte gemeinsam beurteilt werden. Generell ist es sinnvoll, bei jedem Treffen schon den nächsten Austausch festzulegen und so zu signalisieren, dass der Gesprächsfaden nicht abreißen wird. Auf diese Weise wird der offene Dialog unter vier Augen zur regelmäßigen Praxis, von der Mitarbeiter und Unternehmen nur profitieren können.

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.