Wirtschaft & Recht

So läuft der Betrieb weiter, wenn der Chef plötzlich ausfällt

Wird ein Unternehmer handlungsunfähig, droht seinem Betrieb die Insolvenz. Nur per Vorsorgevollmacht kann ein Bevollmächtigter den Betrieb ohne Einmischung des Betreuungsgerichtes nahtlos weiterführen.

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In kleinen Unternehmen entscheidet der Chef meistens alleine. Fällt er aus, ist der Betrieb schlagartig handlungsunfähig. In größeren Unternehmen gibt es oft weitere Geschäftsführer oder Prokuristen. Dann läuft der Betrieb zumindest eine Zeitlang weiter, nachdem der Hauptgesellschafter oder -geschäftsführer plötzlich ausgefallen ist. Werden große Entscheidungen nötig, für die seine Zustimmung erforderlich ist, steht aber auch hier alles still. Um diese Lähmung im Ernstfall, die schnell in der Insolvenz enden könnte, zu verhindern, sollte jeder Unternehmer für seinen Betrieb eine notariell beglaubigte Vorsorgevollmacht erstellen. Durch dieses Dokument gibt er einem vertrauenswürdigen Bevollmächtigten die Erlaubnis, die Firma während seiner Abwesenheit in seinem Sinne zu lenken und weitreichende Entscheidungen zu treffen. Die Vorsorgevollmacht sollte nur in Absprache mit dem Rechtsanwalt und dem Steuerberater verfasst werden und muss exakt auf die individuelle Situation des Unternehmens abgestimmt werden. Dabei sind viele Details zu beachten:

Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Vollmacht

Zwar gehen sowohl Vorsorgevollmacht wie auch Patienten- und Betreuungsverfügung grundsätzlich in eine ähnliche Richtung – jemand ermächtigt eine Person, für ihn/sie Entscheidungen zu treffen, wenn er/sie selbst nicht mehr dazu in der Lage ist. Bei den konkreten Inhalten gibt es aber große Unterschiede, weshalb in der Regel mindestens zwei unterschiedliche Dokumente erforderlich sind, bei größeren Unternehmen normalerweise sogar drei.
Eine Patientenverfügung klärt die Frage, welche medizinischen Maßnahmen man wünscht beziehungsweise nicht wünscht. Liegt jemand beispielsweise im Koma, kann eine juristisch wasserdichte Patientenverfügung dem Arzt bestimmte lebensverlängernde Maßnahmen untersagen. Grundsätzlich bindet auch eine mündliche Patientenverfügung den Arzt, sie wird aber gerade im Stress einer Krankenhausbehandlung oft unter schwierigen Umständen gegeben oder könnte unklar formuliert sein. Besser ist es darum, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen und eine schriftliche Patientenverfügung zu verfassen, am besten nach Rücksprache mit dem Anwalt.
Eine Betreuungsverfügung dient der Vorsorge für den Fall, dass man bei alltäglichen Fragen nicht mehr selbst entscheiden kann. Normalerweise wählt dann das Betreuungsgericht einen Betreuer aus. Liegt eine Betreuungsverfügung vor, wird der Richter in der Regel die gewünschte Person bestellen. Die Betreuungsverfügung greift erst, wenn das Gericht es entsprechend der gesundheitlichen Situation des Verfügenden für erforderlich hält. Außerdem steht der Betreuer unter der Kontrolle des Gerichtes, es wacht über die Einhaltung der Verfügung und kann etwa Ein- und Auszahlungen auf den Konten des Verfügenden prüfen.
Eine Vorsorgevollmacht dient dazu, den Gang zum Betreuungsgericht zu vermeiden und rechtzeitig bei klarem Kopf notariell beglaubigt festzulegen, durch wen man im Falle einer eventuell eintretenden Geschäfts- oder Einwilligungsunfähigkeit umfassend vertreten werden will. Für Firmeninhaber ist es ganz wichtig, dass der über die Vorsorgevollmacht eingesetzte Vertreter sofort für die Firma entscheiden kann, wenn etwas passiert ist – etwa nach einem schweren Autounfall des Chefs. Liegt keine Vorsorgevollmacht vor, muss das Betreuungsgericht erst auf Antrag tätig werden und einen Betreuer bestellen. Oft vergehen mehrere Wochen, bis die Richter jemanden als vertretungsberichtigt erklären – in der Zwischenzeit dürfte mancher Betrieb wegen zu langer Handlungsunfähigkeit längst in der Insolvenz gelandet sein.

Getrennte Vorsorgevollmachten für Betrieb und Privates

Ein Unternehmer sollte also unbedingt mehrgleisig fahren. Er muss in jedem Fall eine Patientenverfügung aufsetzen, um seine Wünsche bei der medizinischen Behandlung festzuschreiben. Und er muss eine Vorsorgevollmacht formulieren, in der er festlegt, welche vertrauenswürdige Person die Geschicke des Unternehmens mit Eintreten seiner Entscheidungsunfähigkeit in welcher Weise lenken soll. So verhindert er, dass im Ernstfall vom Gericht eine Betreuungsverfügung erlassen wird. Mit der Vollmacht kann er auch Kompetenzen auf verschiedene Personen verteilen, muss dann aber darauf achten, dass sie sich nicht gegenseitig blockieren. Zudem sollte der Unternehmer eine zweite Vorsorgevollmacht für sein Privatvermögen beziehungsweise für sein Privatleben betreffende Entscheidungen erstellen. Idealerweise werden die Vollmachten gemeinsam mit dem Anwalt formuliert, damit sie sich ergänzen und nicht in wichtigen Punkten widersprechen oder durch unklare Anweisungen zumindest Entscheidungen erschweren.

Grafik Vorsorgevollmacht Vorsorgeregister Bundesnotarkammer Eintragungen

Getrennte Vollmachten für Unternehmen und Privatbereich

Viele Unternehmer machen keinen Unterschied zwischen Betrieb und Privatvermögen, zumal wenn sie als Einzelunternehmer alle Entscheidungen selber treffen und mit ihrem ganzen Vermögen für ihr unternehmerisches Engagement haften. Sollten sie unerwartet ausfallen, gibt es ohne Vorsorgevollmacht aber schnell Probleme. Entgegen der oft verbreiteten Meinung haben Ehepartner keine besonderen Vertretungs- oder sonstigen Rechte. In der Regel wird deshalb vom Betreuungsgericht ein Betreuer bestellt, der sowohl privat als auch im Unternehmen die Vertretung übernimmt. Kommen dafür mehrere nahe Angehörige in Betracht, kann dies zu Zeitverzögerungen, großer Unsicherheit und eventuell sogar Streit etwa zwischen Ehepartner und Kindern führen. Außerdem muss der Betreuer dann zuerst ein Vermögensverzeichnis erstellen. In einem Einzelunternehmen werden wichtige Entscheidungen so eventuell ebenso verzögert wie in einer Personen- oder Kapitalgesellschaft, weil ohne Vorsorgevollmacht auch zuerst geklärt werden muss, wer beispielsweise bei Gesellschafterbeschlüssen für den ausgefallenen Gesellschafter abstimmen darf.

Vorsicht mit bei einer uneingeschränkten Vorsorgevollmacht

Es gibt viele Gründe, warum ein Firmenchef plötzlich nicht mehr die Unternehmensführung wahrnehmen kann: Ein Unfall, eine schwere Erkrankung, Unabkömmlichkeit an einem entfernten Ort oder sogar Untersuchungshaft wegen Steuer- oder Zolldelikten, beispielsweise Schwarzarbeit. In solchen Fällen sollte sofort ein fähiger Vertrauter durch die Vorsorgevollmacht dazu ermächtigt werden, dringende Entscheidungen im Betrieb zu treffen. Bei der Wahl dieser Person ist wichtig, dass sie sich gut mit dem Thema auskennt und nicht lange einarbeiten muss. Wer für seine Abwesenheit eine Art Nachfolger einsetzen und ihn einer uneingeschränkter Vollmacht ausstatten will, sollte sich das gut überlegen: Diese Person hätte enorme Macht und würde nicht – wie ein gerichtlich eingesetzte Betreuer durch das Gericht – automatisch von einer übergeordneten Instanz kontrolliert. Deshalb bietet es sich an, die Vorsorgevollmacht nicht nur inhaltlich sehr sorgfältig zu formulieren, sondern gleichzeitig auch festzuschreiben, welche großen Entscheidungen von einer konkret benannten Kontrollinstanz bestätigt werden müssen. So könnte etwa der Verkauf von Firmenanteilen nur mit Zustimmung durch den Ehepartner und den Steuerberater möglich sein. Sinnvoll kann es auch sein, für alle großen Entscheidungen in der Vorsorgevollmacht ein Vier-Augen-Prinzip festzuschreiben – beispielsweise, dass der jeweilige Abteilungsleiter angehört oder sogar um sein Einverständnis gebeten werden muss.

Verschiedenen Personen eingeschränkte Vollmacht geben

Möglich ist, jemandem eine eingeschränkte Vorsorgevollmacht zu erteilen beziehungsweise mehreren Personen eine Teilvollmacht für ihren Bereich zu geben: Mit so einer vertraglichen Regelung lassen sich Befugnisse der Bevollmächtigten bestimmen, Richtlinien beschreiben und Kompetenzen beschränken. Beispielsweise kann der Produktionsleiter dann das Material bestellen und die Fertigung am Laufen halten. Der kaufmännische Leiter kann Personal einstellen oder entlassen und mit der Bank die Finanzierung klären. Der Steuerberater kann sich um die Zahlen kümmern und die Kommunikation mit dem Finanzamt übernehmen. Alle gemeinsam könnten zudem als Beratungsgremium für den Ehepartner benannt werden, der weitgehende Entscheidungen so auf Basis einer umfassenden Information und Beratung treffen kann. Eine derartig ausgeklügelte Vorsorgevollmacht sollte in Ruhe mit dem Rechtsanwalt sowie dem Steuerberater besprochen und formuliert werden. Die Rolle der dort benannten Vertretungsberechtigten muss mit diesen Personen vorher genau besprochen werden, damit sie wissen, worauf sie sich einlassen und welche Spielregeln im Ernstfall gelten. Dann kann ein Betrieb mit so einer Konstruktion auch während einer längeren Abwesenheit des Unternehmers erfolgreich weitergeführt werden.

Persönliche Vorsorgevollmacht plus Patientenverfügung

Zudem sollte der Unternehmer eine persönliche Vorsorgevollmacht inklusive Patientenverfügung aufsetzen, damit sich eine Person seines Vertrauen um seine Interessen außerhalb der Firma kümmern kann, in Vermögens- ebenso wie gesundheitlichen und allgemein rechtlichen Angelegenheiten. Auch das muss nicht immer ein Angehöriger sein, die Aufgabe kann zum Beispiel ein Rechtsanwalt übernehmen. Wichtig ist, dass so gut wie möglich zwischen den Belangen des Unternehmens und den persönlichen Themen getrennt wird und Lösungsmechanismen für den Fall existieren, dass Unternehmens- und Privatinteresse nicht deckungsgleich sind – etwa wenn der Betrieb eine Kapitalspritze aus dem Privatvermögen braucht, die der persönliche Betreuer nicht freigeben will.

Bei Vorsorgevollmacht ans Gesellschaftsrecht denken

Zwar gibt es viele Muster für eine Vorsorgevollmacht zum Download im Internet. Unternehmer sollten sie – im Gegensatz zu Mustern für eine Patientenverfügung – aber besser nicht nutzen. Bei jeder Vorsorgevollmacht sollten Rechtsanwalt und Steuerberater genau prüfen, ob es eventuell gesellschaftsrechtliche oder testamentarische Probleme geben könnte. Bei Fortführung eines einzelkaufmännischen Betriebes (GbR oder OHG) etwa wird das Privatvermögen des Vollmachtgebers in der Regel durch den Bevollmächtigten haftungsrechtlich mitverpflichtet. Deshalb ist es empfehlenswert, dem Bevollmächtigten in diesem Fall die Befugnis zu geben, das Unternehmen etwa in eine GmbH umzuwandeln.

Vorsorgevollmacht muss zum Gesellschaftsvertrag passen

In vielen Gesellschaftsverträgen gibt es zudem schon Regelungen zur Vererbbarkeit oder zur Vertretung des Unternehmens im Krankheitsfall. Solche gesellschaftsrechtliche Vereinbarungen haben grundsätzlich Vorrang vor einer Vorsorgeverfügung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vorsorgevollmacht auszufüllen und zu den Unterlagen zu nehmen. So ein Dokument muss von Experten darauf geprüft werden, wie es zu handels- und gesellschaftsrechtlichen Anforderungen steht, und der Inhalt entsprechend angepasst werden. Komplex ist auch die Frage nach der Zulässigkeit der Vorsorgevollmacht zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte, Wahrnehmung von Geschäftsführeraufgaben in der GmbH und Wahrnehmung von Geschäftsführeraufgaben in Personengesellschaften, weil hier eine Bevollmächtigung zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte mit dem für Personengesellschaften und GmbHs geltenden Abspaltungsverbot kollidiert. Dies untersagt es, einen Dritten unwiderruflich und verdrängend zu bevollmächtigen. Zwar ist eine Vorsorgevollmacht widerruflich und nicht verdrängend, sollte also zulässig sein. Trotzdem wäre es empfehlenswert, dass alle Mitgesellschafter der Vorsorgevollmacht zustimmen. Idealerweise wird eine Regelung zur Vertretung per Vorsorgevollmacht im Gesellschaftsvertrag vereinbart. Dies sollte unbedingt mit einem Anwalt besprochen werden.

Formale Anforderungen an die Vorsorgevollmacht

Geltungsdauer: Die Vollmacht muss unbedingt widerruflich und unbefristet sein. Dann gilt sie, bis der Vollmachtgeber sie widerruft oder neue Umstände eintreten, etwa sein Tod und die Testamentseröffnung – und externe Partner können sich bis dahin auf die Gültigkeit verlassen.
Notarielle Beurkundung: Jede Vorsorgevollmacht muss schriftlich niedergelegt werden und sollte notariell beurkundet sein. So wird automatisch die Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers festgestellt und kann später nicht angezweifelt werden. Zudem ist die notarielle Beurkundung der Vollmacht unverzichtbar, wenn der Bevollmächtigte auch Grundstücksgeschäfte vornehmen, die Vertretung gegenüber dem Handelsregister übernehmen, über GmbH-Anteile verfügen oder Stimmrechte ausüben soll.
Getrennte Urkunden: Jeder Bevollmächtigte sollte eine eigene Vorsorgevollmacht für seinen Aufgabenbereich erhalten. Gibt es nur einen Bevollmächtigten, sollten zwei getrennte Urkunden für Unternehmen und Privatbereich ausgestellt werden. Das verwehrt Geschäftspartnern zu tiefe Einblicke in das Privatleben.
Außenverhältnis: Der Bevollmächtigte sollte eine umfassende Vertretervollmacht in allen oder möglichst vielen Gebieten erhalten. Sie sollte nicht unter einer Bedingung erteilt werden, weil der Vertreter sonst bei jedem Rechtsgeschäft beweisen muss, dass die Voraussetzungen für seine Vollmacht vorliegen.
Innenverhältnis: Für Bevollmächtigte, die im Betrieb entscheiden sollen, sind dagegen Regieanweisungen empfehlenswert. Zu besonders wichtigen Punkten sollte ein Einzelunternehmer deutlich machen, wie er seinen Betrieb geführt wissen möchte. Außerdem sollten diese Regieanweisungen klar festlegen, ob die Firma im Falle seiner Geschäftsunfähigkeit weitergeführt oder verkauft oder liquidiert werden soll. Bei Mitgesellschaftern einer GmbH ist dies nicht notwendig.
Untervollmachten: In der Vollmacht sollte geregelt werden, ob der Bevollmächtigte von den Beschränkungen für Insichgeschäfte gemäß § 181 BGB befreit werden soll und ob die Erteilung von Untervollmachten genehmigt wird.
Prokura: Grundsätzlich kann es sinnvoll sein, dem Bevollmächtigten für den normalen Geschäftsverkehr auch Prokura zu erteilen. Dann muss er nicht bei jeder Handlung und insbesondere bei einseitigen Rechtsgeschäften die Vollmacht vorlegen. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt besprochen werden.
Stimmrechte: Es ist möglich, einem Bevollmächtigten eine sogenannte Stimmrechtsvollmacht zu geben. Das ermöglicht ohne Vorsorgevollmacht die Ausübung des Gesellschafterstimmrechts. Die Stellvertretung in der Geschäftsführung kann durch Bestimmung eines stellvertretenden Geschäftsführers erreicht werden. Dies muss aber ebenfalls mit dem Anwalt geprüft werden.
Kontrollbetreuung: In der Vorsorgevollmacht kann auch jemand als Kontrollbetreuer vorgeschlagen werden, falls es sich um schwierige Geschäfte handelt. Dies sollte gut mit dem Anwalt besprochen werden, weil es dann wiederum Entscheidungen verzögern könnten.

Wichtige Dokumente gesammelt zur Verfügung stellen

Die Vorsorgevollmacht ist das Herzstück der Planung für den Krisenfall. Sie entfaltet ihre Wirkung aber nur dann, wenn sie bekannt ist und falls die Bevollmächtigen über die Instrumente verfügen, um das Lebenswerk des Unternehmers in seiner Vertretung fortzusetzen. Am besten ist es, die notariell beglaubigte Vorsorgevollmacht beim Anwalt zu hinterlegen und darüber den Bevollmächtigen zu informieren. Außerdem sollte im Zentralen Vorsorgeregister die Information hinterlegt werden, dass die Vorsorgevollmacht existiert. Um tätig werden zu können, braucht der Bevollmächtigte dann die Originalurkunde. Zusätzlich muss ein Notfallkoffer vorbereitet werden, in dem der Bevollmächtige alle für seine Aufgaben notwendigen Informationen findet. Er sollte ebenfalls beim Anwalt oder Steuerberater verwahrt und der Inhalt regelmäßig aktualisiert werden. In den Notfallkoffer gehören:

  • Die aktuellen Gesellschaftsverträge
  • Die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
  • Die Namen, Adressen und Telefonnummern aller Gesellschafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichtsratsmitglieder
  • Die Namen, Adressen und Telefonnummern der Prokuristen
  • Die Geschäftsführerverträge und Anweisungen an Geschäftsführer
  • Die Namen, Adressen und Telefonnummern aller Berater des Unternehmens
  • Eine Aufstellung aller Bevollmächtigten und Vollmachten
  • Alle Versicherungs- und Versorgungsverträge
  • Alle Miet- und Leasingverträge
  • Eine Aufstellung über das Betriebsvermögen
  • Die Namen, Adressen und Telefonnummern wichtiger Mitarbeiter wie Chefsekretärin oder Betriebsleiter
  • Jahresabschlüsse
Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.