Steuern & Finanzen

Darum dürfen Rechnungen und Quittungen nicht erblassen

Die Anforderungen an Form und Inhalt einer korrekten Rechnung sind klar. Bei der Aufbewahrung ist aber auch an technische Fallen zu denken: Bei Betriebsprüfungen sorgen unleserliche Thermobelege für Ärger.

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Es ist nicht nur Einbildung oder Zufall oder Folge briefträgerlicher Überforderung mit dem gut besiedelten Stadtteil, in dem ich wohne – es ist quasi amtlich: Die Zahl der Beschwerden bei der Bundesnetzagentur über unzuverlässige Postzustellungen ist stark gestiegen. Meistens geht es um nicht oder nachlässig ausgelieferte Briefe, so die „Süddeutsche Zeitung“. Tatsächlich ist es unschön, wenn die papierne Briefversion eines Steuerbescheids nicht ankommt. Aber das merkt man wenigstens, sobald man sich bei Elster einloggt oder der Steuerberater über seine Schnittstelle die Info erhält, dass der Bescheid ergangen ist. Wirklich blöd sind verlorene Briefe, falls erst die zweite Mahnung mit der Ankündigung eines Inkassoverfahrens ihr Ziel erreicht. Immerhin ließ sich das mit dem Telekommunikationsanbieter noch einvernehmlich und ohne Zusatzkosten klären. Dies sind nur zwei der bei mir dieses Jahr zahlreichen Beispiele, dass bei der Post irgendetwas gewaltig schiefläuft. Dafür spricht auch die Meldung, dass der für Postbriefe, E-Commerce und Pakete verantwortliche Vorstand Jürgen Gerdes gehen muss. Ob jedoch der Umbau der Briefsparte eine Besserung bringt, muss sich noch erweisen.

Vor Mahnung fragen, ob die Rechnung angekommen ist

Rechnung, Beleg, Steuererklärung, Thermobeleg, BetriebsprüfungUnternehmern dürften die Probleme zu denken geben. Offenen Ausgangsrechnungen sollten sie im Zweifel nicht nur nachtelefonieren, wenn eine schon lange verschickte E-Rechnung noch immer nicht bezahlt ist, sondern auch nach dem Versand einer klassischen Rechnung auf Papier per Brief. Erst wenn telefonisch überprüft wurde, dass die Rechnung angekommen ist, sollte eine Mahnung rausgehen – dann aber im Rahmen eines durchdachten und konsequenten Mahnwesens. Doch nicht nur bei Rechnungen empfiehlt es sich, den aktuellen Stand telefonisch zu erfragen. Wer beispielsweise nicht alle Steuerangelegenheiten vom Steuerberater erledigen lässt und daher auch mal unabhängig von ihm ein Schreiben ans Finanzamt schickt, etwa mit einem Antrag auf Fristverlängerung, sollte zumindest in sensibleren Fällen nachfragen, ob der Brief rechtzeitig angekommen ist – um nicht unwissentlich eine Frist zu versäumen, weil mangels Posteingang doch der ursprüngliche Termin galt.

Thermobelege vor Archivierung kopieren oder scannen

Bei Eingangsrechnungen sollten Unternehmer dann darauf achten, dass sie alle Rechnungen beisammen haben und diese korrekt sind. Den Inhalt schreibt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vor und eine Reihe von Urteilen fort. Zurecht wird immer wieder hervorgehoben, dass die Grundregeln der ordnungsgemäßen Buchführung und Datenverarbeitungen (GoBD) auch für E-Rechnungen gelten. Das stimmt natürlich. Aber mit Blick auf die Unveränderlichkeit der Rechnung ist an dieser Stelle eine Bemerkung zum Thema Papier nötig. Haben Sie schon mal einige Jahre alte Thermobelege genauer angeschaut? Kassenzettel von Tankstellen, Restaurants und Elektronikmärkten – oder auch Post- und Paketversandbelege? Die sind teils schon nach Monaten kaum lesbar und nach einigen Jahren meist ganz weiß. Bei einer Betriebsprüfung wäre so nicht nur der Vorsteuerabzug futsch, sondern auch der Betriebsausgabenabzug im Zweifel verloren. Unternehmer sollten also am besten sofort oder spätestens mit dem jährlichen Sortieren der Belege für die Steuererklärung eine Kopie anfertigen und diese an den Beleg heften oder den Beleg gleich einscannen. Nur so bleibt er auch nach Jahren noch lesbar – und das ist eine der steuerlichen Anforderungen.

Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.