Steuern & Finanzen

So beherrschen Unternehmer das Risiko Kassennachschau

Vor lauter DS-GVO und GoBD dürfen Unternehmer nicht vergessen, sich auf die weit größeren Risiken einzustellen: unangekündigte Betriebsprüfungen, insbesondere der Kasse.

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Vor lauter neuen rechtlichen Anforderungen wissen viele Unternehmer gar nicht mehr, worum sie sich zuerst kümmern sollen – um die Buchführung (GoBD) oder doch eher die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)? Dabei hat natürlich niemand die Wahl: Alle gesetzlichen Vorgaben sind im laufenden Geschäftsbetrieb zu beachten. Wie überfordert manche Firmenchefs sich fühlen, zeigen Notfallanfragen in Unternehmergruppen und Foren der diversen Selbständigen – auch wegen zum Teil drastisch gestiegener Bußgelder. Nicht aus den Augen verlieren sollten sie aber, dass manche ältere und vermeintlich unscheinbare Neuerung ebenfalls große Risiken birgt. Zum Beispiel die bereits vergangenes Jahr eingeführte Kassennachschau, die – im Vergleich zu den derzeit aktuellen Themen – erstaunlich wenig Beachtung findet. Das könnte sich noch rächen: Für all jene Unternehmer, bei denen der Betriebsprüfer – wie vom Gesetzgeber gewollt – unangekündigt zu einer Kassennachschau erscheint und dabei auf völlig unvorbereitete Unternehmer oder auch Mitarbeiter trifft.

Unternehmer verkennen Gefahr der Kassennachschau

Kassennachschau. Stimmt, da war was. Die Kasse muss bereits seit Anfang 2017 nicht mehr nur lückenlos geführt, sondern auch jederzeit kassensturzfähig und mit manipulationssicherer Software ausgestattet sein. Den Grund trägt das „Gesetz gegen Steuerhinterziehung durch elektronische Ladenkassen“ bereits im Namen. Anders als die reguläre Betriebsprüfung, die der Fiskus ankündigt, ist die Nachschau unangekündigt. Dazu gehört schon lange die gefürchtete Umsatzsteuernachschau, seit 2015 zusätzlich die Lohnsteuernachschau – und seit Jahresbeginn eben auch die Kassennachschau. Nur: davon liest und hört man in den Unternehmerforen und -gruppen wenig. Unangemessen wenig.

Risiko einer Betriebsprüfung nimmt weiter zu

Denn es ist so: Bei der Kassennachschau müssen Unternehmer dem Prüfer auf Verlangen „Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen“ vorlegen und ihm Auskünfte erteilen. Da sollte jeder Z-Bon stimmen und auch nicht die Frage aufkommen, was ein erneutes Öffnen und Schließen getätigter Transaktionen bedeutet. Auch manches mehr sollten Unternehmer peinlich genau beachten – am besten lassen sie sich das vom Steuerberater erklären. Das ist wichtig, denn bei der Kassennachschau besteht das Risiko, dass die Betriebsprüfer zur regulären Außenprüfung übergehen. Das müssen sie dann zwar schriftlich mitteilen, aber abwenden lässt sie sich nicht. Die Wahrscheinlichkeit steigt, wenn schon die Nachschau Zweifel an den Abläufen aufkommen lässt. Auch das Risiko einer hohen Nachzahlung dürfte ohne gute Vorbereitung deutlich erhöht sein. Ein guter Grund also, am besten gleich den Steuerberater anzurufen, um sich das nötige Briefing abzuholen – falls noch nicht geschehen.

Dringend Verhaltensregeln mit dem Steuerberater erarbeiten

Neben der stets astrein ordnungsgemäßen Kasse und Buchführung gilt es auch, noch ein paar andere Vorkehrungen zu treffen – gerade weil die Kassennachschau während des laufenden Betriebs unangekündigt stattfindet. Für den Fall, dass der Chef nicht im Laden ist und womöglich gerade nicht erreichbar – im Funkloch, auf dem OP-Tisch oder wo auch immer –, sollte die Telefonnummer vom Steuerberater und am besten gleich dazu noch ein unbenutzter USB-Stick für den vom Betriebsprüfer verlangten Datenexport in der Schublade liegen. Das können und sollten Unternehmen spätestens heute besorgen. Auch schadet eine Checkliste nicht, was Mitarbeiter im Fall einer der – eben auch zunehmend wahrscheinlichen – Nachschauen beachten müssen. Das ist dann ein Fall für das Gespräch mit dem Steuerberater, das Unternehmer spätestens heute vereinbaren sollten, falls noch nicht geschehen. Grundsätzlich ist klar: Die Mitarbeiter sollten sich in jedem Fall kooperativ zeigen, aber keine Auskünfte geben, bevor nicht der Steuerberater seine Zustimmung erteilt hat.

  • Mitgliedersuchservice: Kein einfaches Thema! Am besten hilft ein steuerlicher Berater. Sie haben noch keinen? Dann können Sie hier nach einem suchen.
Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.