Technologie

Digitale Technologien machen das Handwerk schlagkräftiger

Eine neue Studie zeigt: Viele Handwerksbetriebe gehen mit großen Schritten in Richtung Digitalisierung. Das steigert Effizienz und Ertragskraft. Wichtig ist aber, Themen wie Datenschutz und DS-GVO zu bedenken.

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Ist das Glas nun halb leer oder halb voll? Bei der Frage, wie weit die Digitalisierung von kaufmännischen Prozessen im Handwerk vorangeschritten ist, lässt sich das gar nicht so leicht sagen. Einerseits, so das Ergebnis einer Studie von DATEV und „handwerk magazin“, sehen viele Firmenchefs die Digitalisierung als etwas Positives beziehungsweise nutzen moderne digitale Lösungen, die über E-Mail sowie die übliche Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Drei Viertel der Befragten wollen in den nächsten zwölf Monaten allgemein in digitale Technik und Lösungen investieren, ebenso viele in spezifische Anwendungen zur Verbesserung der kaufmännischen Prozesse. Die gute Nachricht ist also, dass umfassende Informationskampagnen – auch auf der Internationalen Handwerksmesse (IHM) in München – über die Chancen der Digitalisierung wirken.

Ein Viertel will nicht in Digitalisierung investieren

Im Umkehrschluss will sich allerdings jeder vierte Befragte bei Investitionen in die Digitalisierung zurückhalten, sowohl allgemein als auch in Bezug auf kaufmännische Prozesse. Und ein genauer Blick auf die Zahlen zeigt, dass die Digitalisierung nicht überall so umfassend und konsequent vorangetrieben wird, wie es zur Stärkung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit wünschenswert wäre. Ein relativ einheitliches Bild ergibt sich noch bei der Frage, ob für Marketing, Verkauf und Kundenkontakt moderne digitale Lösungen genutzt werden, die über E-Mail sowie die übliche Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Jeweils knapp zwei Drittel der Betriebe setzen quer durch alle Größenklassen diese Technologien für Marketing und Verkauf sowie den Kontakt mit ihren Kunden ein. Erheblich seltener wird der Kontakt mit Steuerberatern, Behörden oder Dienstleistern durch moderne digitale Lösungen unterstützt, obwohl hier bereits leistungsfähige Software verfügbar ist.
Balkengrafik in welchen Bereichen die Kommunikation digital abgewickelt wird

Lösungen für die Personalführung zu wenig genutzt

Ein differenziertes Bild ergibt sich bei der Frage, welche internen Prozesse digital unterstützt werden. Im Schnitt läuft in mindestens jedem zweiten Betrieb eine Lösung für Rechnungserstellung, Einkauf, Lohnabrechnung oder Finanzbuchhaltung. Nach Branchen aufgeschlüsselt, zeigen sich jedoch große Unterschiede: Während bei Handwerkern für den privaten Bedarf zwei Drittel der Rechnungen digital laufen, ist es im Gesundheits- oder Kfz-Gewerbe nur ein Drittel. Zudem kommen digitale Lösungen für die Personalführung in vielen Branchen nur in homöopathischen Dosen zum Einsatz, im Schnitt werden sie lediglich von jedem dritten Unternehmen genutzt. Hier besteht also – so viel zum leeren Glas – immer noch erheblicher Handlungsbedarf.
Balkengrafik in welchen Bereichen die Prozesse digitalisiert werden

Besser den Steuerberater als einen IT-Experten fragen

Eine Erklärung dafür, warum kaufmännische Prozesse im Handwerk nicht so schnell digitalisiert werden, wie es möglich wäre, kann in der Wahl der externen Berater liegen. Fast 40 Prozent der Befragten verlassen sich bei dem Thema auf IT-Spezialisten. Das ist jedoch nur scheinbar sinnvoll. Ein besserer Ansprechpartner wäre oft der Steuerberater – wenn es um digitale Prozesse im kaufmännischen Bereich geht, die den Einsatz spezieller Softwarelösungen erfordern. Mit Hardware sowie Standard-Software mögen sich alle IT-Experten auskennen. Bei betriebswirtschaftlichen oder branchenspezifischen Programmen dürften aber viele passen, während der Steuerberater hier umfassend bei der Auswahl von Produkten und dem Verankern von Prozessen helfen kann. Welche Effizienzsteigerung durch den Einsatz digitaler Lösungen im kaufmännischen Bereich möglich sind, zeigt eine Berechnung der Goethe-Universität in Frankfurt: Mit kompletter Umstellung von Papier- auf Digitalrechnungen reduziert sich die Bearbeitungszeit bei zu zahlenden Rechnung vom Eingang bis zur Überweisung von fast 27 auf nur noch gut zwei Minuten. Die richtige Lösung für kaufmännische Prozesse kann also enorme Zeit- und Kostenersparnis bringen.

Viele Unternehmer haben noch nie von der DS-GVO gehört

Zur Digitalisierung gehört aber mehr als die Investition in Hard- und Software sowie die Schaffung neuer Prozesse und Abläufe. Das Thema Digitalisierung ist untrennbar verbunden mit dem Thema Datenschutz. Und hier zeigen sich im Handwerk enorme Schwächen. Zwar sagen 81 Prozent der Befragten, dass Datenschutz für sie eine hohe Priorität hat. Das klingt aber eher nach Lippenbekenntnissen, wenn gleichzeitig jeder Vierte sagt, dass er noch nie von der ab Mai geltenden Datenschutz-Grundverordnung gehört hat – und jeder Zweite meint, er habe zwar schon von der DS-GVO gehört, sich allerdings noch nicht näher damit beschäftigt.
Tortendiagramm ein Viertel der Handwerksunternehmer hat nioch nie von der DSGVO gehört

Der Rechtsanwalt kann über Datenschutzpflichten aufklären

Erschreckend ist vor allem, dass die Gesundheitsgewerke bei den Unwissenden auf Platz Eins liegen – gerade jene Unternehmer also, die mit intimen Daten von Patienten zu tun haben. Der Arzt, der ein Rezept ausstellt, gilt sogar als Berufsgeheimnisträger und muss besondere Verschwiegenheitspflichten erfüllen – und dann weiß der Orthopädie-Techniker, der nach dem Rezept etwa ein Spezialkorsett anfertigen soll, nicht einmal, was die DS-GVO ist? Hier empfiehlt sich dringend ein Gespräch mit einem Rechtsanwalt, der in Sachen Datenschutz kompetent ist. Bis dahin nochmal die wichtigsten Stichworte zur DS-GVO im Film:

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.