Personal & Führung

Private Mobilgeräte im Betrieb sind für Unternehmer riskant

Mitarbeiter steigern Erreichbarkeit und Produktivität durch den Einsatz des privaten Smartphones oder Tablets im Betrieb. Firmenchefs freut das. Ohne Regeln für BYOD gibt es aber schnell viel Ärger – beim Datenschutz, beim Arbeitsrecht und auch mit dem Fiskus.

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Ab heute dreht sich für viele Menschen wieder vier Tage alles um den Mobile World Congress (MWC). Das gilt besonders für die Technologie-Branche, denn in Barcelona äußern sich zahlreiche Spitzenvertreter aus Politik und Unternehmen zu den großen rechtlichen, technischen und ökonomischen Trends der Digitalisierung. Die Liste der Keynote-Speaker ist beeindruckend. Auf Interesse stößt die wichtigste Mobilfunkmesse des Jahres aber auch bei einfachen Nutzern von Tablets und Smartphones. Dort werden regelmäßig neue Handys und Gadgets vorgestellt, die bei zahllosen Betrachtern einen unkontrollierbaren Haben-Wollen-Reflex auslösen. Kein Wunder, dass die Fachpresse angesichts der angekündigten Neuheiten fast hyperventiliert und auch andere Magazine der Vorstellung der Hardware breiten Raum geben.

Viele Unternehmen haben keine Regeln für BYOD

Dem Unternehmer als Nutzer solcher Geräte mag die Messe so manch frohe Botschaft liefern. Dem Unternehmer als Vorgesetztem technikbegeisterter Mitarbeiter könnten viele Neuvorstellungen als Bedrohung erscheinen – als Bedrohung des Betriebsfriedens, weil mit jedem faszinierenden Gadget die Gefahr steigt, dass es Streit um das Thema BYOD gibt. Bring Your Own Device ist nichts Neues. Wiederholt haben wir darüber berichtet, dass immer mehr Firmen den Beschäftigten erlauben, private Tablets und Smartphones – die oft moderner sind als im Betrieb vorhandene Hardware – auch beruflich zu nutzen. So lässt sich die Erreichbarkeit und nicht selten die Produktivität erhöhen, ohne dass der Firmenchef viel eigenes Geld in die modernsten Geräte investieren muss. Ohne klare BYOD-Strategie mit Blick auf IT-Sicherheit, Datenschutz oder Arbeitsrecht bewegt sich der Unternehmer aber in eine rechtliche und technische Grauzone. Nur wer den Einsatz privater Geräte für betriebliche Zwecke genau regelt, kann etwa die Gefahr minimieren, sich auch Schadsoftware über Apps ins Unternehmensnetzwerk zu holen.

Der gedankenlose Einsatz von Privatgeräten ist riskant

Aus der öffentlichen Diskussion ist das Thema BYOD ziemlich verschwunden. Wer mit Firmenchefs darüber redet, bekommt als Reaktion auf die Frage nach schriftlich fixierten Regelungen zum BYOD-Einsatz in ihrem Betrieb oft nur ein Achselzucken. Man macht es eben – und wenn ein technikbegeisterter Mitarbeiter nach dem Mobile World Congress losläuft und auf eigene Kosten ein neues, leistungsfähiges Topmodell anschafft, das er beruflich nutzen will, wird dies oft hingenommen. Über die mit neuer Hard- und vor allem Software verbundenen neuen technischen Möglichkeiten und den sich daraus im betrieblichen Einsatz eventuell ergebenden Risiken wird gerade in kleinen Firmen kaum nachgedacht. Wer macht sich schon Gedanken darüber, ob etwa die Facebook-App möglicherweise Umgebungsgeräusche aufnimmt?

Bei BYOD an Datenschutz, Steuern und Arbeitsrecht denken

Sollten Firmenchefs aber – werden private Endgeräte im Betrieb für berufliche Zwecke genutzt, hat das enorme rechtliche Folgen für das Unternehmen, wie eine Broschüre des Bundeswirtschaftsministers erklärt. Zu den wichtigsten Themen, die durchdacht und mithilfe des Anwalts und des Steuerberaters in einer BYOD-Richtlinie sowie eventuell individuellen Vereinbarungen festgehalten werden sollten, gehören unter anderem:
Der Datenschutz: Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten kommt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beziehungsweise die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Anwendung. Daüber hinaus müssen weitere Vorgaben wie das Telekommunikationsgesetz (TKG) beachtet werden.
Die Datensicherheit: Das Aufweichen der Grenze zwischen privater und dienstlicher Nutzung eines Endgeräts erhöht die Anforderungen an die Datensicherheit, auch im privaten Umfeld.
Die Softwarelizenzen: Die private und betriebliche Nutzung von Software muss klar geregelt sein und durch entsprechende Softwarelizenzen abgedeckt werden.
Das Steuerrecht: Mit dem Einsatz des privaten Geräts im Betrieb und der zumindest punktuellen Übernahme von laufenden oder Anschaffungskosten stellt sich sofort die Frage, wie dies aus steuerlicher Sicht zu behandeln ist – ergibt sich daraus ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer?
Das Arbeitsrecht: Es sind klare Regelungen beziehungsweise Richtlinien erforderlich, die etwa festlegen, wann der Mitarbeiter auf berufliche Nachrichtern auf seinem privaten Gerät reagieren muss und wann er es abschalten kann.

BYOD-Vereinbarungen mit einem Anwalt formulieren

Im Netz finden sich viele Muster-Betriebsvereinbarungen zu Bring Your Own Device – BYOD-Regelungen sind in Firmen mit einem Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Schon ein kurzer Blick auf die Formulare zeigt, dass es um eine enorme Bandbreite an Themen geht und vieles nicht nur auf dem Papier festgehalten, sondern vorher mit den Betroffenen diskutiert und in einvernehmlich gefundene Regelungen gegossen werden sollte. Deshalb sollte sich der Firmenchef die Zeit nehmen, im Gespräch mit den Beschäftigten sowie unter Einbindung von Anwalt und Steuerberater eine zum Unternehmen und den Wünschen der Mitarbeiter passende Vereinbarung zu finden – und sich nicht scheuen, regelmäßig die Features neuer Modelle mit den Experten darauf zu überprüfen, ob sie möglicherweise eine Anpassung der BYOD-Regeln erforderlich machen.

  • Kein einfaches Thema! Am besten hilft ein steuerlicher Berater. Sie haben noch keinen? Dann können Sie hier nach einem suchen.
Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.