Personal & Führung

Betriebliche E-Mail-Accounts dürfen nicht Privatsache werden

Ob eigener digitaler Nachlass im Internet oder die privat genutzte Firmenadresse eines Mitarbeiters: Unternehmer sollten mit dem Anwalt klären, wie auch ein Stellvertreter rechtssicher auf die Daten zugreifen kann.

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Für Eltern ist das Urteil enttäuschend, für viele rechtskundige Beobachter nicht überraschend: Das Berliner Kammergericht hat einer Mutter den Zugriff auf das Facebook-Konto ihrer toten Tochter verwehrt. Im Social-Media-Account wollte die Klägerin nach Hinweisen suchen, ob das Mädchen, das 2012 unter ungeklärten Umständen ums Leben gekommen war, Suizid begangen hat. Die Richter unterbanden das mit der Begründung, einer Durchsicht der Chatprotokolle stehe das Fernmeldegeheimnis der Kommunikationspartner ihrer Tochter entgegen. Außerdem wollte sich das Kammergericht nicht der Meinung der Vorinstanz anschließen, die Eltern würden in so einem Fall nach dem Erbrecht die Rechtspositionen des Verstorbenen übernehmen, inklusive Verträgen. Die Frage müsse auch gar nicht entschieden werden, so die Richter: Der Zugriff Dritter auf den Account verstoße gegen das Fernmeldegeheimnis nach dem Telekommunikationsgesetz.

Unternehmer müssen ihren digitalen Nachlass ordnen

Dieses Urteil, das von Bundesgerichtshof und -verfassungsgericht überprüft werden kann, sollte jeden Firmenchef daran erinnern, wie wichtig es ist, den persönlichen sowie unternehmerischen digitalen Nachlass zu organisieren: Selbst wenn es nicht um einen Todesfall geht, sondern nur um eine längere Abwesenheit etwa wegen Krankheit – ein Vertrauter im Betrieb oder der Steuerberater oder Anwalt sollte wissen, welche Accounts es gibt, welchen Zwecken sie dienen und wie die Zugangsdaten lauten. Im Fall der Fälle sind Daten im Internet unsterblich – bestensfalls ist es peinlich, auf der eingefrorenen Facebookseite einen schon lange toten Firmeninhaber als Geschäftsführer zu finden, weil der Nachfolger keinen Zugriff auf den Account hat. Schlimmstenfalls entstehen finanzielle Schäden, weil Transaktionen etwa über Onlinehandelsplattformen mangels Zugriffsrechten nicht abgewickelt werden können, wodurch eigene Einnahmen ausfallen oder Schadenersatzansprüche von Geschäftspartnern gestellt werden.

Keine privaten E-Mails an die Firmenadresse erlauben

Und schon sind wir bei einem Thema, das ebenfalls mit dem Fernmeldegeheimnis zu tun hat und jedes Unternehmen betrifft, das Mitarbeiter beschäftigt: Darf der betriebliche E-Mail-Account privat genutzt werden? Mich wundert, wie viele meiner Freunde und Bekannten sich persönliche Nachrichten an ihre Firmenadresse schicken lassen. Noch mehr erstaunt mich, wie viele Arbeitgeber das tolerieren oder sogar erlauben. Ihnen scheint nicht klar zu sein, wie schnell dies den Zugriff etwa der Urlaubsvertretung auf einen Account erschwert – jedes nominell einer Firma gehörende Postfach kann plötzlich zum zugriffsbeschränkten elektronischen Briefkasten werden, weil das Fernmeldegeheimnis die Kommunikation jener Personen schützt, die einem Mitarbeiter ihre persönlichen Nachrichten an die Firmenadresse geschickt haben. Deshalb wäre es konsequent, die private Nutzung einer betrieblichen E-Mail-Adresse generell zu verbieten – aber das Mindeste, mit dem Rechtsanwalt eine Betriebsvereinbarung über die Privatnutzung zu formulieren, die die wesentlichen Aspekte dieses Themas abdeckt.

Aufbewahrungspflicht und Fernmeldegeheimnis beachten

Dazu gehört übrigens auch, dass E-Mails mit geschäftlichem Inhalt gemäß Aufbewahrungspflichten rechtssicher archiviert werden müssen. Mails mit privatem Inhalt dagegen dürfen nicht von Dritten gelesen werden. Denken Sie mal darüber nach, wie Sie dieses Problem in Ihrem Betrieb am besten lösen. Das Fernmeldegeheimnis gewinnt im Zeitalter der sozialen Medien und digitalen Kommunikationskanäle zunehmend an Bedeutung, da sich seine Reichweite zunehmend ausdehnt, wie das Berliner Facebook-Urteil zeigt. Auf die damit verbundenen Fragen sollten Sie rasch Antworten finden.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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