Personal & Führung

Standardlösung oder A-bis-Z-Rundum-Paket?

Schon längst optimieren nicht mehr nur Industriebetriebe ihre Prozesse, sondern auch kleinere Mittelständler. Ein wichtiger Schlüssel hierfür ist und bleibt die IT, ein wichtiges Thema auf der CeBIT.

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Man kann Prozesse auch ohne viel IT optimieren. Ich beispielsweise habe eine Datei, die wichtige Textbausteine und wichtige Angaben enthält – etwa Konto- oder Steuernummern. Das ist mein Office-Management. Ein Klick auf die im Desktop liegende Datei, ein weiterer auf die Überschrift – schon habe ich, was ich brauche, und kann es anpassen. Auch den Überblick über Themen und ihre Verwendung behalte ich mit Word- und Excel-Dateien. Einfacher ginge es sicher mit einem ERP-Programm, aus dem heraus ich alles ansteuern könnte: Ideen, Artikel sowie Kundendaten für Angebot und/oder Rechnung und am besten gleich auch noch die Buchhaltung für das Finanzamt. Nur: Bislang reicht mir dieser Grad an Prozessoptimierung, schließlich ist meine Selbständigkeit vergleichsweise wenig komplex. In anderen Branchen oder größeren Betrieben dagegen könnten spezielle Softwarelösungen sehr hilfreich sein.

Den Bedarf an Prozessoptimierung zuverlässig decken

Klar ist zweierlei: Erstens hat jedes Unternehmen einen Bedarf an Prozessoptimierung – und sei es noch so klein. Zweitens lohnt es sich, die Suche nach der passenden Lösung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. IT ist für das Prozessmanagement praktisch unerlässlich – selbst bei mir mit meinen Office-Anwendungen. Aber die Software muss zuverlässig und nachhaltig taugen. Hier lohnt es sich für jeden Firmenchef, einige Mühe und Überlegung in die Suche zu investieren.

Die Planung der Prozesse ist das A und O

Das Wichtigste bei der Prozessoptimierung ist die Planung – noch bevor das erste Tool ins Haus kommt. Unternehmer müssen zuerst die relevanten Arbeitsschritte analysieren und vom Anfang bis in die feinen Verästelungen zum Ende hin planen. Hier geht es darum: Was muss auf dem Weg von der Auftragsannahme oder der Entwicklung bis zur Lieferung und gegebenenfalls dem Forderungsmanagement passieren? Wo gibt es Schnittstellen, die reibungslose Übergänge in den Prozessen ermöglichen müssen? Und dann ist natürlich die Frage: Mit welcher IT-Lösung lassen sich die so festgelegten Anforderungen erfüllen? Dafür gibt es auf der CeBIT sicher interessante Lösungen – über verschiedene Hallen hinweg verstreut, wie die Suche nach dem Stichwort zeigt.

Auch Qualitätsmanagement sollte im ERP integriert sein

Nach der Planung kommen die für die Prozessoptimierung nötigen Daten. Neben Qualitätsmanagement ist auch das nicht aussterben wollende Lean Management hier ein Stichwort. Wie Sie Big Data als Handwerksunternehmen für optimales Prozessmanagement nutzen können, haben Sie hier ja schon gelesen und gesehen. Und die Prozessoptimierung über Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) erstreckt sich mittlerweile bereits bis in die industrielle Fertigung im Sinne von Industrie 4.0.

Für die Prozessoptimierung braucht es keinen Ferrari

Die Arbeit an den bisher oft für Verzögerungen und Brüche verantwortlichen Schnittstellen ist also weit gediehen. Denkbar, dass bald der Mitarbeiter eines innovativen Mittelständlers in Hintertupfing über sein ERP-Programm die Fertigung in … sagen wir Mumbai in Gang setzt und bis zum Ende überwacht, wenn das grundsätzlich sinnvoll ist. Von diesem Grad an Optimierung bin ich als Journalistin mit meinen Word- und Excel-Dateien natürlich himmelweit entfernt. Andererseits: Für meine Zwecke reicht es. Es muss eben nicht immer der Ferrari sein, auch bei der Prozessoptimierung.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.