Wirtschaft & Recht

Der Unfallversicherung übermitteln Sie doppelt Daten

Arbeitgeber müssen die Entgelte ihrer Mitarbeiter jetzt analog und digital an die Unfallkasse oder Berufsgenossenschaft übermitteln. Der digitale Lohnnachweis ist ab diesem Monat Pflicht.

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Es ist alle zwölf Monate das gleiche Spiel: Punkt für Punkt müssen Firmenchefs in den ersten Wochen nach dem Jahreswechsel prüfen, ob ihr Betrieb rechtzeitig die neuen Anforderungen erfüllt, die Gesetzgeber oder Verwaltung stellen. Rechtliche Änderungen treten eben oft im Januar in Kraft oder entfalten zumindest kurz danach ihre volle Wirkung, meistens nach einer Übergangsfrist. Dieses Jahr betraf das bereits die Manipulationssicherheit von elektronischen Registrierkassen sowie den Hinweis auf Streitschlichtungsstellen für Unstimmigkeiten zwischen Händlern und Verbrauchern, um nur zwei wichtige – seit 1. Januar beziehungsweise 1. Februar geltende – Neuerungen zu nennen. Und schon rückt das nächste entscheidende Datum näher: Am 16. Februar ist Stichtag beim digitalen Lohnnachweis.

Digitaler Lohnnachweis ist ab 16. Februar 2017 zu nutzen

Schauen Sie doch mal in Ihre Unterlagen. Dort müsste sich ein Schreiben von der für Ihr Unternehmen zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse finden, das vermutlich bereits vor Wochen eingegangen ist. Es enthält Zugangsdaten, die Sie oder Ihr Steuerberater bald brauchen. Schon seit zwei Jahren läuft – von Betriebspraktikern oft unbemerkt – eine erste Übergangsphase, in der der neue digitale Lohnnachweis und parallel dazu weiter der bekannte analoge Entgeltnachweis genutzt werden konnte. Ab 16. Februar erhält die Digitalisierung in diesem Bereich Vorfahrt. Dann sind Entgeltnachweise für Übermittlungszeiträume bis 2018 digital sowie zusätzlich analog zu übermitteln. Immerhin: Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung kündigte an, zumindest vorerst keine Sanktionen zu verhängen, „wenn der digitale Lohnnachweis für 2016 verspätet nach dem Meldetermin im 1. Halbjahr 2017 übermittelt wird.“ Schon die Umstellung läuft ja ein wenig unkoordiniert: Während die ersten Unfallversicherungsträger bereits Anfang November Schreiben verschickten – als die Registrierung noch gar nicht möglich war –, kommen die letzten Zugangsdaten in diesen Tagen erst bei den Unternehmen an. Allerdings: ab 1. Januar 2019 akzeptieren die Unfallversicherungsträger dann ausschließlich Meldungen mit dem digitalen Lohnnachweis. Spätestens dann werden sicher auch Sanktionen fällig.

Doppelte Datenübermittlung: Bürokratie zur Fehlervermeidung

Falls Sie keine Zugangsdaten haben, sollten Sie rasch Kontakt mit der für Sie zuständigen Unfallkasse oder Berufsgenossenschaft aufnehmen. Zur Vorbereitung der Nutzung des neuen Übermittlungsverfahrens müssen Sie zunächst die Unternehmensdaten abgleichen – das ist etwas für Ihre To-do-Liste noch diese Woche. Für Abgleich und Datenübermittlung brauchen Sie die jeweilige Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, Ihre Mitgliedsnummer – in der Regel ist diese zehnstellig – sowie eine PIN. Den bürokratischen Doppelaufwand für die nächsten zwei Jahren rechtfertigen die Versicherungsträger übrigens damit, dass sich so mögliche Fehler weitgehend minimieren lassen – was wiederum ja nur in Ihrem Interesse liegen kann.
Grundsätzliche Fragen zum Prozedere beantwortet die FAQ-Liste der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW), mehr Details gibt es in einer DGUV-Broschüre. Am besten aber besprechen Sie das weitere Vorgehen mit Ihrem Steuerberater. Der kann Ihnen auch einiges an Arbeit abnehmen.

Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.