Steuern & Finanzen

Freiwilligkeit ist auch steuerlich Trumpf

Falls Sie Ihren Mitarbeitern noch Weihnachtsgeld zahlen wollen: Sie können solche Zuwendungen durchaus in steuer- und abgabenfreie Extras umwandeln – solange Sie freiwillig zahlen.

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Jedes Jahr zur Weihnachtszeit stehen Unternehmer erneut vor der Frage, wie sie sich ihren Mitarbeitern gegenüber für guten Einsatz erkenntlich zeigen könnten. Lieber ein Geschenk überreichen, das nicht besonders viel wert ist, aber signalisiert, man habe sich Gedanken gemacht und persönlich das Präsent ausgewählt? Oder eine finanzielle Anerkennung in Form von (außertariflichem) Weihnachtsgeld oder einer Prämie überweisen? Dann droht vielen Begünstigten eine große Enttäuschung: Wird Geld ausgezahlt, bleibt davon je nach Steuerklasse und Gesamtbezügen durch Steuern und Sozialversicherung bisweilen nur die Hälfte übrig. Sinnvoll wäre es also, rechtzeitig mit dem Steuerberater über Wertgrenzen für Präsente zu reden – und über die Möglichkeit, Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfreie Extras zu gewähren oder pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse.

Weihnachtsgeld darf zum steuerbegünstigten Extra werden

Dank einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) lässt sich ein Teil des Weihnachtsgelds in so ein steuerbegünstigtes Extra umwandeln. Wichtigste Voraussetzung: Umwandeln dürfen Sie nur Weihnachtsgeld, das Sie dem Mitarbeiter nicht arbeitsrechtlich schulden – das Sie also freiwillig zusätzlich zum Gehalt zahlen. Im konkreten Fall bemängelte der Fiskus, dass ein Unternehmen die günstigeren Lohnsteuerpauschalen für statt des üblichen Weihnachtsgelds gezahlte Fahrtkostenzuschüsse gewährt hatte. Das Finanzamt meinte, die Fahrtkostenzuschüsse seien nicht zusätzlich gewährt, sondern auf das Weihnachtsgeld angerechnet worden. Deshalb hätten sie nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG nicht pauschaliert werden dürfen. Wegen zu wenig gezahlter Lohnsteuer nahm das Amt den Arbeitgeber in Haftung. Der legte Einspruch ein, klagte sich durch die Instanzen und bekam vor dem BFH recht.

Klären Sie zusätzliche Leistungen mit dem Steuerberater

Datev Ratgeber GehaltsextrasWenn Sie bereits Weihnachtsgeld zahlen, müssen Sie also klären, ob Ihre Mitarbeiter dadurch einen Anspruch haben, bevor Sie zur steuerbegünstigten Vergütung wechseln. Die Antwort auf diese Frage liegt nicht darin, ob Sie häufiger Weihnachtsgeld gezahlt haben, sondern darin, ob eine Verpflichtung dazu besteht – ob in Form von Barlohn oder Sachlohn. Dazu verpflichtet sein können Sie aufgrund arbeitsrechtlich wirksamer Vereinbarungen – wie Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung – sowie auch aufgrund von „dauernder Übung“, so die BFH-Richter. Wie Sie der Falle „betriebliche Übung“ ausweichen, sollten Sie mit Steuerberater oder Anwalt besprechen. Vermeiden Sie es, in guten Jahren durch nett gemeinte, aber unbedachte Handlungen finanzielle Verpflichtungen einzugehen, die das Unternehmen in schlechteren Zeiten belasten könnten. Das Zauberwort im Zusammenhang mit Steuervorteilen für Extras ist dabei immer: „zusätzlich“.

Auch Minijobber profitieren von steuerfreien Extras

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern dann kurz vor Weihnachten noch das ein oder andere Extra, sollten Sie auch hier vorsichtig und nur in Absprache mit dem Steuerberater agieren. Dafür ein Beispiel: Tankkarte geht nicht, weil steuerlich praktisch Barlohn – Tankgutschein mit einer Literzahl verursacht steuerlich normalerweise keine Probleme. Minijobber können übrigens nach denselben Regeln steuer- und abgabenfreie Extras bekommen, ohne über die Verdienstgrenze zu schlittern. Bei ihnen sorgen weihnachtliche Extras dank des niedrigeren Gehalts für doppelte Freude.
Nehmen Sie am besten noch das BFH-Aktenzeichen VI R 41/07 zu den Unterlagen. So können Sie im Zweifel noch Jahre später auf das Urteil verweisen. Vielleicht wird es ja auch schon im Sommer wieder aktuell, denn natürlich gilt es auch für Urlaubsgeld.

Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.