Personal & Führung

Die klassische Schreibmaschine hat garantiert keine Zukunft

Viele Unternehmer leisten sich modernste Technologien für Produktion und Service, aber keine aktuelle Software für den kaufmännischen Bereich. Dabei ist die Digitalisierung hier mehr als ihr Geld wert.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Alle zwei Jahre im Herbst habe ich im heimischen Umfeld längeren Kontakt mit dem Handwerk: Dann checkt der SHK-Unternehmer meines Vertrauens die Heizung mit angeschlossener Solaranlage und Frischwasserstation. Er ist ein Meister alter Schule mit einem Faible für moderne Technik. Er kennt sich aus oder macht sich, weil meine Installation einiges an Hightech enthält, beim Hersteller über ihm unbekannte Details schlau. Er ist pünktlich – und falls etwas dazwischenkommt, nutzt er die aktuellsten Kommunikationskanäle, um sofort einen neuen Termin zu vereinbaren. Er liefert erstklassige Leistung, sicher auch, weil er die neuesten Geräte zum Überprüfen, Warten und Einstellen der Anlagen nutzt. Mit ihm über Technik und seinen Betrieb zu plaudern, bringt interessante Einsichten in die Branche. Und dann, nach Tagen oder Wochen, kommt regelmäßig die Überraschung …

Auch Bürosoftware sollte auf dem neuesten Stand sein

Irgendwann liegt ein Umschlag mit der Rechnung im Briefkasten. Die passt nicht zum sonst so professionellen Unternehmensauftritt. Dass sie mal früher, mal später kommt, verstehe ich. Auch ich schiebe den fälligen Bürotag auf, wenn ich viel zu tun habe – und der Papierkram bleibt dann eben noch etwas liegen. Aber eine Rechnung, die aussieht wie auf einer Schreibmaschine getippt? Das Schriftbild wirr, die Anordnung der Pflichtangaben individuell, als würde ohne vorgegebene Rahmen gearbeitet? Oder vielleicht sogar ganz ohne moderne Softwarelösung zur Rechnungsstellung? Klar sind das Äußerlichkeiten, die die handwerkliche Leistung nicht mindern. Aber auch wenn es hier um einen kleinen Betrieb geht, stellt sich mir doch die Frage, ob ihm nicht die notwendige Softwareausstattung fehlt.

An System für die rechtssichere Archivierung denken

Das gilt übrigens nicht nur für die Rechnungsstellung. Vielleicht rede ich mit dem Unternehmer beim nächsten Einsatz mal über Dokumentenmanagement und Workflow. Ich vermute ja, dass er sich auch da keine moderne Lösung leistet. Dabei lohnt sich die Investition in ein vernünftiges digitales Dokumentenmanagement selbst für Firmen mit einer überschaubaren Zahl an Beschäftigten und Kunden, denn das bringt schon nach einer kurzen Umstellungsphase eine erhebliche Arbeitserleichterung. Die Vorteile sollten eigentlich bekannt sein: Effizientere Organisation, leichteres Auffinden von Informationen oder die Prozessunterstützung bei der internen Bearbeitung sind nur einige Punkte. Auch ich als Kunde profitiere, wenn der Auftragnehmer mir mithilfe seines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beispielsweise schnell und einfach jederzeit Details zum aktuellen Bearbeitungsstand zukommen lässt. Und der Vorteile eines DMS beim Bearbeiten von Eingangsrechnungen liegt ja sowieso auf der Hand: Sie können so reibungslos alle Stationen im Büro durchlaufen und problemlos rechtssicher archiviert werden.
grafik-statistik-dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement verringert die Prozesskosten

Mein SHK-Handwerker ist kein Einzelfall. Nur ein Drittel der kleinen und mittelgroßen Betriebe, so eine Studie des Branchenverbands Bitkom, nutzt Lösungen zum sogenannten Electronic-Content-Management (ECM), das verschiedene Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen umfasst. Teilbereiche davon sind etwa Dokumentenmanagement und Prozessmanagement. Nur ein Drittel – dabei sollte das zumindest punktuelle ECM angesichts der schnellen Digitalisierung gerade kaufmännischer Abläufe eigentlich überall Standard sein. Wer die einzelnen Bereiche des ECM betrachtet, merkt rasch, dass dazu auch Dinge wie etwa ZUGFeRD zählen, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte einheitliche Rechnungsdatenformat zum elektronischen Rechnungsaustausch.

Digitalisierung kaufmännischer Abläufe hat viele Vorteile

messe-it-business-2016-digitalisierung-dms-cloud-hackerKlar, nicht jeder kleine Betrieb braucht zwingend ein umfassendes Electronic-Content-Management. Aber es wäre eine gute Idee, mit dem Steuerberater wenigstens darüber zu reden, wie sich das Dokumentenmanagement im kaufmännischen Bereich verbessern lässt. So könnten die Prozesskosten gesenkt werden. Dass diese Botschaft langsam ankommt, zeigen Details der Bitkom-Studie. Danach werden ECM-Lösungen am stärksten in Buchhaltung und Controlling eingesetzt, über alle Unternehmensgrößen hinweg immerhin in jedem zweiten Betrieb. Trotzdem denke ich, Firmenchefs sollten sich mehr über die Möglichkeiten zur Digitalisierung der Büroabläufe informieren. Einen Überblick über das Thema liefern beispielsweise Fachmessen wie „IT & Business“ Anfang Oktober in Stuttgart. Hier lässt sich nachvollziehen, wie stark der digitale Wandel in alle Unternehmensbereiche eingreift. Gespräche an Messeständen und Vorträge in Fachforen können wertvolle Anstöße für die Optimierung von Geschäftsprozessen oder sogar neue Geschäftsmodelle liefern. Meinem SHK-Handwerker werde ich den Tipp geben, sich dort umzuhören …

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.