Personal & Führung

Telefonieren Sie elektronischen Rechnungen ruhig nach

Rechnungen dürfen als PDF oder JPG verschickt werden. Unternehmer sollten aber damit rechnen, dass Mails im Spamordner landen oder der Adressat dem nichtssagenden Betreff „Re: Ihre Mahnung“ skeptisch gegenübersteht. Deshalb sind eindeutige Formulierungen Pflicht.

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Neulich war da so eine E-Mail. Betreff: „Ihre Mahnung“. Absender: mir unbekannt. Wohl Spam, also schnell die Löschtaste gedrückt. Aber irgendwie bekam ich dann ein komisches Gefühl – und habe die Mail doch angeschaut. In der Signatur stand eine Firmenadresse. Gegoogelt und angerufen: Ich hätte da eine seltsame E-Mail erhalten, was es mit der Forderung auf sich habe? Sogleich war die Sache geklärt. Als der Buchtitel fiel, auf den die der Mail angehängte Rechnung nach Aussage der Ansprechpartnerin lautete – die Datei hatte ich selbstverständlich nicht geöffnet, um mir keine Viren einzufangen –, stand fest: Es handelt sich um eine echte Mahnung. Mit dem Buchtitel im Betreff oder zumindest oben im Anschreiben der Mail hätte ich mir den Anruf sparen können – und der Lieferant sein Geld früher bekommen.

Ihre Mails landen im Spam – das kann passieren

Ich habe sofort überwiesen. Und daraus gelernt. Nämlich: Wer von Problemen der Digitalisierung spricht, landet rasch bei Betrugsprävention, bei technischen oder sozialen Vorkehrungen gegen verschiedenste Arten der Abzocke. Die Gefahren sind ja auch nicht zu unterschätzen – mit etwas Pech öffnen Sie mit dem Mailanhang einen Trojaner, der Ihre Daten verschlüsselt. Sehr unschön, so etwas. Also sollte man wissen, wie sich solche Mails erkennen lassen. Aber wer denkt schon daran, wie sich die wachsende – und auch begründete – Vorsicht auf die berechtigten Schreiben echter Lieferanten auswirkt? Wenn Sie Rechnungen digital versenden, wie es die Rechtslage längst erlaubt – das geht seit 2011 ganz einfach ohne elektronische Signatur –, sollten Sie immer an diesen Punkt denken.

Klären Sie telefonisch, ob die Mail angekommen ist

Die erste Frage ist natürlich: Kommt die Rechnung an? Bei Kunden, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben, dürfte es unproblematisch sein, eine Rechnung per E-Mail zu schicken. Sie wird kaum im Spamordner landen. Bei Erstkunden kann das anders aussehen, so wie in meinem Fall mit dem Buch. Ich hatte die Rechnung nicht erwartet, nicht als solche erkannt und deshalb fast gelöscht. Es ist also empfehlenswert, als Leistungserbringer die Zustimmung des Kunden zu dieser Art der Rechnungsstellung einzuholen. So lässt sich der Versand absichern. Falls die Zahlung ausbleibt, sollten Sie zunächst auf anderem Weg Kontakt aufnehmen, als per Mail zu mahnen – auch wenn das nervig sein kann: Rufen Sie kurz an und fragen nach, ob die Rechnung angekommen ist und vergessen wurde. Nach einem solchen Telefonat können Sie eine Zahlungserinnerung versenden – oder die Rechnung mit dem Vermerk: „Wie besprochen, nochmal die Rechnung“ sowie der Bitte um sofortige Überweisung. Das ist nett und dürfte in vielen Fällen auch die Sache beschleunigen. Irgendetwas Sinnvolles fällt Ihnen hier schon ein.

Bedenken Sie, dass die Technik mal versagen kann

Im Gründerlexikon wie auch im Tec-Channel finden Sie Tipps, wie Ihre Mails nicht (mehr) im Spamverzeichnis landen. Darauf verlassen würde ich mich aber nicht. Eine Anekdote aus meinem Journalistinnenleben: Neulich hatte ich mit einem Ansprechpartner das Problem, dass keine seiner Mails ankam. Er hatte meine erhalten – ich teste das in wichtigen Fällen immer vorher und bitte um Rückruf, falls nicht binnen der nächsten Stunde etwas ankommt. Nur bei mir war nichts im Posteingang oder Spamordner. Dabei hatte der Herr mehrere Mails geschickt und wiederholte das während des Telefonats an die definitiv korrekte Adresse. Nichts. Erst von seinem Zweit-Account eines anderen Anbieters ging die E-Mail problemlos durch. Die Wege der Technik sind eben manchmal unergründlich.

Bauen Sie bei der Rechnungsstellung nicht auf Glück

Fest steht: Sie müssen sich auf die Technik verlassen können, wenn Sie Rechnungen auf diesem Weg versenden wollen. Daher: Sichern Sie den Versand vorher ab. Und: Machen Sie sich die Mühe, im Betreff oder weit oben im E-Mail-Text zu erwähnen, um welches Produkt oder welche Dienstleistung es in der Rechnung geht. So gibt es auch kein Problem mit Leuten wie mir, die den Betreff „Ihre Mahnung“ sehen und die Mail gleich löschen, weil nichts weiter daraus hervorgeht. Es war tatsächlich Glückssache für mich und den Anbieter, dass ich doch nochmal von mir aus telefonisch nachgefragt habe. Und auf Glück sollten Sie beim Stellen einer Rechnung natürlich nicht bauen.
Foto: Shutterstock

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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