Personal & Führung

So informieren Sie mit Ihrer Abwesenheitsnotiz

„Guten Tag. Danke für Ihre Anfrage. Leider bin ich gerade beim Arzt.“ – Stopp: Glauben Sie wirklich, dass so eine automatische Antwort dem Kunden hilft? Besser, Sie informieren ihn sinnvoll. Wer nur ein paar Regeln beachtet, formuliert die perfekte Abwesenheitsnotiz.

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Ich nutze seit Jahren dieselbe E-Mail-Adresse. Das kostenpflichtige Premiumpaket eines bekannten Freemail-Anbieters liefert mir fast einen Rundumservice. Damit kann ich mehrere Domains und Mailadressen verwalten sowie Fax- und SMS-Nachrichten senden oder empfangen. Der Anbieter prüft zudem Mails auf Viren und Spam. Aber vor allem: Ich kann mit wenigen Klicks eine funktionierende Abwesenheitsmitteilung einrichten.

Eine informative Abwesenheitsmeldung ist wichtig

Wie Sie wissen, handle ich als freie Journalistin mit Informationen. Das bedeutet, Nachrichten zu empfangen. Bei mir gehen täglich mehr als 100 Mails ein – Newsletter, Pressemeldungen von Unternehmen und Institutionen oder elektronische Briefe, die über Mailinglisten verteilt werden. Und natürlich die für aktuelle Projekte und Themen wichtigen Informationen oder Abstimmungen, die ich angefordert habe. Da kommt einiges an Antworten. Womit wir wieder beim Thema Abwesenheitsmitteilung wären.

Für Mailinglisten sollten Sie eine eigene Adresse nutzen

Wer sie aktiviert, muss darauf achten, dass nicht auf jede Nachricht geantwortet wird, die man über Mailinglisten erhält. Ich habe schon Abonnements gekündigt, weil die Informationen es nicht wert waren, zu jedem Posting zehn Abwesenheitsmeldungen löschen zu müssen. Denn wenn man Pech hat, beginnt innerhalb der Mailingliste eine Art automatisches Pingpongspiel, und plötzlich quillt der E-Mail-Eingang über angesichts der Flut solcher Nachrichten. Und ganz ehrlich: Bei Infos über eine Mailingliste interessiert den Absender kaum, ob ich gerade da bin. Die automatische Abwesenheitsmeldung birgt übrigens eine weitere Gefahr: Geantwortet wird auch auf Spammails. So setzt Sie Ihr Abwesenheitsassistent offiziell auf die Trefferliste des Spammers. Meine Lösung, um mich und andere vor E-Post-Müll zu schützen: Info-Mails gehen an eine eigens dafür eingerichtete Adresse, für die ich keine Abwesenheitsmeldung aktiviere. Nur im persönlichen Kontakt gebe ich E-Mail-Adressen heraus, von denen – falls erforderlich – auch eine automatische Abwesenheitsmeldung geschickt wird.

Detaillierte Erklärungen für die Abwesenheit sind unwichtig

Denn die Abwesenheitsmeldung ist natürlich wichtig. Sie ist ein Service für Geschäftspartner. Sie informiert alle, Unternehmerkollegen und Zulieferer ebenso wie Kunden. Und das ist der zweite Punkt, an den Sie unbedingt denken sollten. Eine Abwesenheitsmeldung geht unterschiedslos an jeden, der eine Mail schickt. Sie sollten deshalb immer daran denken und auch Ihren Mitarbeitern klarmachen, dass es bei der Abwesenheitsmeldung nicht darum geht, in möglichst blumigen Worten zu erklären, wo man ist. Sicher haben Sie auch schon bei manch unnötig langer und erklärender Abwesenheitsmeldung nach der Lektüre gedacht: „Wissen, das die Welt nicht braucht“. Wichtig ist, dem Empfänger nützliche Informationen zu geben. Sie sollten sich daher nicht scheuen, Ihren Mitarbeitern für die Geschäftsadresse eine entsprechende Formulierung vorzugeben. In die Abwesenheitsmeldung gehört, ob Mails von unterwegs abgerufen oder an jemanden weitergeleitet werden, der sie bearbeitet. Ob es einen Vertreter gibt, der dem Absender in der Zwischenzeit weiterhelfen kann. Und wann man wieder im Büro erreichbar ist. Ich gebe in der Regel in meiner Abwesenheitsmitteilung auch die Telefonnummer bekannt, unter der ich trotz allem in wichtigen Fällen erreichbar bin. Dazu noch freundlicher Dank und Grüße. Mehr braucht es nicht.

Kündigen Sie Ihre Abwesenheit vorher in der Signatur an

Halt, da ist doch noch was. Vielleicht mache ich künftig eine Ankündigung der Abwesenheit. Über diesen Tipp bin ich gerade gestolpert und finde ihn gut. Bisher habe ich mich immer einige Zeit vorher meist mehrfach nebenbei abgemeldet: persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Aber eigentlich ist es eine gute Idee, die Ankündigung ein paar Wochen lang in die Signatur aufzunehmen. Das fällt auf, und mancher Kunde oder Kollege hat dann genug Zeit, um noch offene Fragen zu klären. Beim nächsten Mal werde ich daher den Abwesenheitshinweis zusätzlich in die Signatur einbauen.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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