Ordnungsgemäße Rechnung erstellen und schreiben

Seitens des Gesetzgebers gibt es keinen im Detail verbindlichen Aufbau für eine ordnungsgemäße Rechnung, aber klare Anforderungen an ihren Inhalt. Deshalb lässt sich die Frage „Wie muss eine Rechnung aussehen?“ eigentlich schon im Wesentlichen mit einem Blick auf die verpflichtenden Informationen beantworten. Sie geben vor, was unbedingt auf eine Rechnung muss. Und es dürfte klar sein, dass man diese Informationen dann am besten logisch anordnet und gut leserlich ausführt. Wer eine Rechnung erstellen will, sollte sich also zunächst an diesen Vorgaben orientierten. Sind sie erfüllt, ist zu überlegen, ob beim Rechnung schreiben noch weitere Aspekte berücksichtigt werden könnten. In diesem Zusammenhang ist zu bedenken, dass es verschiedene Arten der Rechnung gibt, bei denen sich die inhaltlichen Anforderungen unterscheiden. Wer die Formalien einhält und eventuelle Besonderheiten beachtet, kann darüber hinaus erwägen, ob sich Rechnungen etwa zur Werbung oder Imagebildung nutzen lassen – aber stets nur nach Rücksprache mit der Steuerberatungs- und Anwaltskanzlei.

Welchem Aufbau folgt eine ordnungsgemäße Rechnung?

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will, sollte beim Aufbau zuerst darauf achten, dass die gesetzlich geforderten Informationen enthalten sind. Was auf eine Rechnung muss, hängt auch vom Rechnungsbetrag ab. Beim Erstellen einer Rechnung bis 250 Euro brutto sind weniger Angaben notwendig, als bei darüber liegenden Beträgen. Laut §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung muss in diesem Fall eine Rechnung aussehen wie folgt, es sind vier Angaben verpflichtend:

der korrekte Name und die komplette Anschrift des leistenden Unternehmens,
das Ausstellungsdatum,
die Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der sonstigen Leistung sowie
das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (brutto). Erforderlich ist außerdem der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Der Zusatz „Der Rechnungsbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht nicht, es muss der exakte Umsatzsteuersatz genannt sein, also in der Regel „7%“ oder „19%“.

Das ist beim Aufbau einer Rechnung zu beachten

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will, deren Summe über diesen 250 Euro liegt, muss beim Erstellen an weitere Punkte denken. Der Aufbau dieser Rechnung hat dann zusätzliche Informationen zu berücksichtigen, die laut Umsatzsteuergesetz zu nennen sind. Was muss also auf eine Rechnung?

Das leistende Unternehmen. Anzugeben sind der Name, die Adresse sowie gegebenenfalls der im Handelsregister genannte Gesellschafter oder Geschäftsführer, die Handelsregisternummer und das zuständige Gericht. Vorgeschrieben ist zudem die Steuernummer des Unternehmens oder alternativ – falls vorhanden – die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Der Leistungsempfänger. Zu nennen sind der Name und die Anschrift.
Das Rechnungs- und Leistungsdatum. Zu den verpflichtenden Angaben gehören für eine ordnungsgemäße Rechnung auch das Datum der Rechnungsstellung sowie der Zeitraum beziehungsweise genaue Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung. Die Angabe des Lieferscheindatums genügt laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass nur in Verbindung mit dem Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht.
Die Rechnungsnummer. Unabdingbar ist auch eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, kombiniert aus Nummern und gegebenenfalls Buchstaben. Das Unternehmen kann sich dafür ein eigenes Format gemäß sinnvoller Ordnungsmerkmale ausdenken.
Die Rechnungspositionen. Hier ist übersichtlich aufzuführen, was das Unternehmen den Kunden konkret berechnet. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Löhne für Dienstleistungen sein. Wie eine Rechnung aussehen muss, beeinflusst dieser Punkt stark. Die Positionen sind sauber aufgeteilt und in logischer Reihenfolge anzugeben. Zu nennen wären etwa die Menge und Art der gelieferten Gegenstände mit einer handelsüblichen Bezeichnung sowie Umfang und Art der sonstigen Leistungen.
Die Steuersätze/Steuerbefreiungen. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag gesondert ausweisen. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss auf den Grund dafür hinweisen, etwa die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.

Wie der Aufbau einer Rechnung aussehen muss, ergibt sich vor allem aus diesen verpflichtenden Angaben. Darüber hinaus könnten aber weitere Informationen wichtig sein, wenn jemand eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will.

Über die wesentlichen Punkte zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung informiert dieses Video.

Weitere mögliche Punkte beim Erstellen einer Rechnung

Beim Erstellen einer Rechnung könnten auch folgende Punkte ihre Berücksichtigung im Aufbau finden, falls die Angaben erforderlich oder sinnvoll sind.

Die Aufbewahrungspflicht. Geht es um grundstücksbezogene Lieferungen und Leistungen an Privatleute, muss auf eine Rechnung auch der Hinweis, dass eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt.
SEPA-Lastschrift-Vorabinformation. Wer den Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift einzieht, muss per sogenannter Pre-Notification auf die anstehende Abbuchung hinweisen. Dies kann einige Tage zuvor mit einem Zusatz auf der Rechnung geschehen.
Die Zahlungsbedingungen. Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig ist, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen oder der gesetzlichen Zahlungsfrist ab. Deshalb kann eine entsprechende Formulierung je nach den Wünschen des Unternehmens oder des Kunden beeinflussen, wie eine Rechnung aussehen muss.
Ein Eigentumsvorbehalt. Der Rechnungssteller kann sich das Eigentum an der Ware bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung vorbehalten. So geht sie nicht in die Insolvenzmasse über, wenn der Kunde vorher Insolvenz anmeldet.
Die Steuerschuld des Leistungsempfängers. Gegebenenfalls gehört auf eine Rechnung auch der Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?

Natürlich sind die gesetzlich verpflichtenden Angaben die Hauptaspekte beim Schreiben einer Rechnung und beeinflussen erheblich ihren Aufbau. Doch es gibt weitere Gesichtspunkte, die man beim Erstellen einer Rechnung im Auge behalten sollte. Dabei geht es nicht nur um das Informieren der Kundschaft über die berechneten Leistungen, sondern eventuell auch um Eigenwerbung. Und natürlich spielt der gute Ton stets eine entscheidende Rolle. Auch das kann beeinflussen, wie eine Rechnung aussehen muss. Die ordnungsgemäße Rechnung im (steuer-)rechtlichen Sinn folgt klaren Vorgaben. Aber soll sie der Kundenbindung dienen, muss eine Rechnung manchmal mehr leisten. So sollte aus dem Aufbau der Rechnung sofort hervorgehen, ob es um eine wiederkehrende Abo-Rechnung geht. Ob es sich um eine Dauerrechnung für eine Leistung handelt, die mehrfach über einen längeren Zeitraum erbracht wird, etwa für Büromiete. Oder ob es eine Abschlagsrechnung im Rahmen eines größeren Projekts ist. Ein übersichtlicher Aufbau der Rechnung erleichtert Empfängern hier die Zuordnung.

Auf eine Rechnung muss nicht nur das Pflichtprogramm

Beim Aufbau orientiert sich eine ordnungsgemäße Rechnung natürlich an den gesetzlich verpflichtenden Angaben. Aber wer eine Rechnung erstellen will, muss darüber hinaus denken. Denn man will zwar im Kern die Rechnung schreiben, um den Rechnungsbetrag zu erhalten. Aber es geht auch darum, sich noch einmal für die Auftragserteilung zu bedanken, gute eigene Leistungen zu betonen oder mit entsprechenden Formulierungen die Basis für mögliche Folgeaufträge zu legen. Ein Teil der Antwort auf die Frage „Wie muss eine Rechnung aussehen?“ lautet deshalb auch: So, dass man in Zukunft gerne weiter zusammenarbeitet. Auf eine Rechnung muss also immer die übliche Höflichkeit zwischen Geschäftspartnern in Form entsprechender Floskeln. Aber bei einem direkten, guten und gegebenenfalls längeren Kontakt dürfen es auch persönlichere Formulierungen sein – ohne es allerdings zu übertreiben. Zwar ist nach einem Gerichtsurteil etwa auch eine Mahnung in Versform zulässig. Genug Ernsthaftigkeit wäre bei der Rechnung im Sinne eine weiteren guten Zusammenarbeit aber angemessen.

Ordnungsgemäße Rechnung darf auch sympathisch sein

Auch wenn es eigentlich reicht, in neutralem Ton eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen, dürfen vor dem nackten Rechnungsbetrag gern einige freundliche Worte stehen. Das muss zwar nicht auf die Rechnung, wirkt aber sympathisch – und wäre beim Aufbau der Rechnung zu berücksichtigen. Als Einstieg empfiehlt sich ein Dank für den Auftrag oder die Aussage, gerne für einen Kunden gearbeitet zu haben. Als Grußformel am Ende der Rechnung könnte ein formelles, aber stets passendes „Mit freundlichen Grüßen“ stehen. Oder bei einer engeren Beziehung etwas persönlicher die Formulierung „Beste Grüße nach…“ Eher distanziert, veraltet und etwas kompliziert wirken dagegen umständliche Formulierungen wie „verbleiben mit freundlichen Grüßen“. Regelrecht irritierend können Bandwurmsätze wirken, wie diese gerne genutzte Floskel: „Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben wir uns, folgende Leistung in Rechnung zu stellen: …“ Da gibt es sympathischere Alternativen.

Aufbau der Rechnung: Lieber Vorsicht bei Werbung

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen will, könnte leicht auf die Idee kommen, dieses Schreiben auch zur Werbung zu nutzen. Der Gedanke ist gar nicht so abwegig, schließlich finden sich in Briefen mit Rechnungen oft noch Beilagen für weitere Angebote. Oder die Rechnung folgt dem klassischen Aufbau, aber am Ende steht dann noch die Bitte um eine Weiterempfehlung. Etwa „Sind Sie zufrieden mit unserer Leistung? Dann empfehlen Sie uns weiter. Falls nicht, dann sagen Sie uns das.“ Allerdings stellt sich in diesem Fall nicht die Frage, was auf eine Rechnung muss, sondern was darauf darf. Und da ist Vorsicht angebracht.

Denn mit der Werbung ist das so eine Sache. Einerseits dürften Werbebeilagen in per Brief zugestellten Rechnungen kaum Probleme machen – Hauptsache, die Rechnung ist als solche zu erkennen und geht nicht unter. Doch viele Rechnungen kommen heutzutage als PDF per E-Mail an. Und dann kann schon die Bitte um eine positive Bewertung unerlaubte Werbung sein. Das hat der Bundesgerichtshof 2018 entschieden: „Eine Kundenzufriedenheitsbefragung in einer E-Mail fällt auch dann unter den Begriff der (Direkt-)Werbung, wenn mit der E-Mail die Übersendung einer Rechnung für ein zuvor gekauftes Produkt erfolgt.“ Wer Rechnungen per E-Mail verschickt, sollte also Ideen für Werbung in den Rechnungen selbst oder im Anschreiben anwaltlich prüfen lassen. Und dann am besten auch gleich klären lassen, wie viel Werbung in einer per Briefpost zugestellten Rechnung sein darf beziehungsweise wie die Rechnung dann aussehen muss.

Ordnungsgemäße Rechnung sollte Firmenimage transportieren

De facto ist natürlich jeder öffentliche Auftritt des Unternehmens eine Art von Werbung, Marketing oder Präsentation der Corporate Identity. Deshalb ist es wichtig und erlaubt, eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben, die zum allgemeinen Firmenauftritt passt. Darum sollten Unternehmerinnen und Unternehmer fragen: Wie muss eine Rechnung aussehen, die sich in den Firmenauftritt einfügt. Dann können sie eine Vorlage für die Rechnung erstellen lassen, auf der sich das gewohnte Logo in den Farben und mit den Schriften findet, die auch sonst zum Einsatz kommen. Solche Elemente sind beim Aufbau der Rechnung ebenfalls zu berücksichtigen, damit das Unternehmen als Marke richtig zur Geltung kommt. Rücksprache mit der Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei bietet sich aber auch bei diesem Thema an, damit keine Fehler passieren. Im Zweifelsfall sollten Aspekte wie Design oder Werbung in den Hintergrund treten. Schließlich ist eine Rechnung immer noch zunächst eine Rechnung und erst dann eventuell ein Marketingvehikel.

Leichter eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben

Generell ist eine ordnungsgemäße Rechnung in Papierform zu erstellen und versenden. Das kann mit Word, Excel oder spezieller Software geschehen. Die Rechnung wird ausgedruckt und per Post verschickt. Ist der Rechnungsempfänger einverstanden, darf die Rechnung auch digital versendet werden, etwa als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail. Aber die meisten Unternehmen dürften sich nicht mehr mit Word- oder Excel-Rechnungen abgeben, die sie als PDFs verschicken. Vereinfachen lässt sich das Rechnung schreiben mit spezieller kaufmännischer Software, mit deren Hilfe alle Schritte der Buchführung aufeinander abgestimmt in einem reibungslosen Workflow stattfinden können. So lässt sich nicht nur der Aufbau der Rechnung kontrollieren sowie einmal zentral festlegen, wie die Rechnung aussehen muss. Die Software erleichtert außerdem die Kontrolle und rechtssichere Aufbewahrung der Rechnungen gemäß GoBD sowie den Datenaustausch mit der Steuerberatungskanzlei. Darüber hinaus gibt es inzwischen elektronische Rechnungsformate, die auf strukturierten Daten basieren (XML-Datei).

Bei Geschäften mit der öffentlichen Verwaltung ist die Erstellung elektronischer Rechnungen abhängig vom Bundesland teilweise sogar Pflicht.